教你寫好會議籌備方案
歡迎來到CN人才網，下面是小編給大家分享的教你寫好會議籌備方案，希望對大家有幫助。
一、認真領會會議籌備方案的基本特點
1.預演性。會議籌備方案是會議過程的預演，為了確保會議順利舉行，需要會議工作人員通過設想和策劃，將會議計劃全過程可能發生的事項預先安排出來，形成相對嚴謹周密、可資指導實施的文字方案，以便統籌佈置會議各項事宜。
2.周全性。會務工作是一項複雜的系統工作，一個會議特別是大中型會議往往涉及的點多面廣，籌備組織工作稍有疏忽就會出現不可控因素而發生難於彌補的錯誤，造成不良影響，因此，在制定會議籌備方案時，要充分考慮方方面面的內容，只有細節考慮具體、安排到位，在做會務準備工作時才能有條不紊、主動從容。可以說，擬定一份考慮周全、細緻縝密的會議籌備方案，是做好一切會務工作的前提和基礎。
3.可操作性。制定會議籌備方案其目的是通過明確會議所需的人、財、物以及時間、地點等要素，細化具體事項及責任人、完成時間等，用以指導做好會議籌備工作，方案應當是具體詳實的、操作性強的`，否則就失去了方案的作用和意義。
二、全面掌握會議籌備方案的格式要素
會議籌備方案一般由標題、正文、尾部組成。
1.標題
標題一般由會議主辦單位名稱、事由和文種構成，如例文標題《××集團公司20xx年工作會議籌備方案》，再如《××學院三屆一次職工代表大會籌備方案》;也有的標題省去單位名稱，由事由和文種構成，如《××會議籌備方案》。
2.正文
正文部分是方案的核心。一般因會議性質、規模等的不同，會議籌備方案的內容也有所區別和側重，但主體要素不能缺少。至少要包括但不限於寫明會議目的、任務、主題、時間、地點、參會人員範圍、日程、議程、會議裝置、檔案資料、會務分工、會議經費等，一般分條列項寫出。如例文中，方案對會議主題、時間、地點、規模、主持人、日程、會場佈置、會議材料準備、餐飲住宿及接送站安排、會議通知、會務工作分工及進度、會議經費預算等作了詳細計劃，對單位領導、會議籌備人員和參會人員都具有較強的指導作用。有的大型會議還可以建立專門的會議籌備領導機構及工作機構，制定會議安全保衛工作及應急處置措施、媒體接待計劃和宣傳報道方案等。
3.尾部
落款處一般署上擬定會議籌備方案的單位名稱和簽署日期，必要時應加蓋單位公章。
三、充分考慮會議籌備方案的注意事項
有些人往往對會議籌備方案不置可否，認為是可有可無、無關緊要的檔案。事實上，編制會議籌備方案是一項系統性很強的工作，需要注意的事項很多。一份考慮細緻全面的會議籌備方案，是整個會議的綱領性檔案，其作用是不容小覷的，往往能確保會議的周密組織，確保會議服務質量和溝通協調到位，確保領導意圖得以貫徹執行，從某種程度上決定了會議的成效和質量。實際工作當中，有些會議還需向上級機關請示核准，會議籌備方案可作為上級稽核批准的重要依據;有些會議需向聯辦或與會單位通報籌備情況，以便做好必要的準備，此時會議籌備方案又可起到周知資訊的作用。從這個角度來看，就不難理解編制會議籌備方案的重要性了。
因此，祕書人員在制定會議籌備方案前，要明確領導意圖，弄清籌備方案的目的、意義和要求，以便有的放矢地擬定方案。方案制定過程中，要反覆多次與領導及有關方面商定和徵求意見;對經費的把關要精打細算，不可太鬆也不可太緊，既不能過於鋪張浪費，也不能影響會議效果。方案擬定後，要報經領導稽核和批准，並及時召開會務工作會議，明確分工和時間節點，必要時可以進行會議模擬演練，以便發現問題，查漏補缺，進一步優化籌備方案。
特別是臨近會議召開前，要組織對會議籌備工作情況進行現場檢查驗收，預先制定現場檢查路線，確定現場檢查重點，製作檢查表單，以便現場檢查時逐一查驗核對，對未達到檢查要求的專案及時提出整改和修訂意見等。檢查驗收的主要內容包括：會議準備是否充分，會議環境條件是否具備，會議檔案材料、用品準備、會議裝置除錯、會場佈置等是否到位，以及會議應急預案、會議安全保衛工作是否就緒，會議期間能否排除各種干擾等。
總之，對會議籌備情況進行檢查的過程，同時也是對會議籌備方案的齊備性、嚴謹性等再認識、再完善的過程，對會議籌備工作者改善工作方法、提高方案質量具有重要的實踐意義。
××集團公司xxx5年工作會議籌備方案
根據集團公司安排，集團公司xxx5年工作會將於xxx5年2月初舉行。為辦好這次會議，特制訂本方案。
一、會議主題：貫徹落實全省經濟工作會議精神，認真總結xxx4年度工作，全面部署xxx5年任務指標，以改革創新精神推進集團公司各項工作再上新臺階。
二、會議時間：xxx5年2月8日-9日，會期2天。
三、會議地點：××酒店
四、會議規模：1.參加會議人員：集團公司xxx5年工作會正式代表;2.特邀代表及列席人員。共計220人。
五、會議主持：×××
六、會議日程及主要議程
日期
時間
內容
出席物件
地點
2月8日
上午8:30-9:00
大會預備會議
全體代表
××酒店多功能廳
上午9:00-12:00
第一次全體會議
全體代表
××酒店多功能廳
下午2:00-5:00
分代表團討論
各代表團成員
××酒店第一、二、三、四、五、六會議室
下午4:30-5:00
大會主席團會議
大會主席團成員
××酒店圓桌會議室
2月9日
上午9:00-12:00
第二次全體會議
全體代表
××酒店多功能廳
下午2:00-4:00
參觀集團公司新辦公大樓
全體代表
集團公司新辦公大樓
七、會場佈置
1.會場整體佈置採用禮堂式，可以最大限度地擺放桌椅，容納xxx人。會場兩側前後各擺放2臺投影儀，以方便與會人員觀看投影內容。
2.主席臺佈置：主席臺製作背景牆，背景牆一般都是大紅色為主，烘托會場氣氛，顯得簡樸、大氣、熱烈;佈置一排桌椅及立式報告席，擺放好主持人及主席臺就座領導的坐席卡;主席臺上方懸掛會議橫幅，以紅底白字標識會議名稱。
3.會場入口處佈置：在會場入口處設定好會議簽到臺或報到處，擺放會議主要日程安排、會場及周邊公共區域佈局圖等展架，便於參會人員觀看和了解相關資訊。
4.酒店大廳佈置：在酒店門口或大廳處要設定指示牌，幫助引導參會人員準確、快捷地進入會場。會場距離大廳較遠時，在電梯前室或樓梯過道處可以增設指引牌。
5.音響、話筒、電源插座等要提前準備到位，確定好各裝置的擺放位置與除錯。無線話筒要有備用電池，照相機、攝像機、錄音筆等要提前充足電，確保會議順利進行。
八、會議材料準備
1.行政工作報告、工會工作報告、經濟執行情況報告等材料;
2.會議日程表、參加會議人員名單、主席臺座次安排、作息時間表、會議須知等;
3.業績管理目標責任書、安全生產責任書等其他檔案。
九、餐飲住宿及接送站安排(略)
十、會議通知(略)
十一、會務工作安排：由集團公司辦公室負責(具體分組分工及進度計劃略)。
十二、會議經費預算
1.場地租用費：××酒店會議室租金2天，共計××元。
2.攝像裝置租用費：擬租攝像機1臺，租金××元。
3.會場佈置費：會議橫幅標語製作××元、會場清潔××元，共計××元。
4.會議檔案資料費：印製資料袋、製作牌匾、列印會議檔案等，共計××元。
5.會議食宿費：住宿費××元，餐費××元，交通費××元，共計××元。
6.其他不可預計費：××元。
以上合計××元。
××集團公司辦公室
xxx5年1月10日
