如何寫會議通知格式
你一定接到過這樣的會議通知：
會議通知茲訂於1月20日(星期三)下午2：00在201會議室召開銷售會議，請準時參加。
****部門
這樣的通知我們經常見。沒有明確的主題、目標、成果預期、參與人，最糟糕的是連結束時間都沒有。拿到這紙會議通知的人，恐怕真的會擔心一個下午的時間都在會議室裡耗過去了。
我們經常會忽略會議邀請這個環節，認為無非就是通知大家來開個會，沒有必要寫的那麼細，但其實會議邀請起到的不僅僅是通知的作用。一旦會議邀請發出，說明整個會議已經進入到準備期了，會議的內容、相關事宜等都要通過這個會議邀請告知大家，這不僅僅表明組織者對這次會議的重視程度，從另一個側面也說明了會議主導者對參會者的尊重。
會議通知的 7 個要件
在一個完整的會議邀請中，至少應該包括會議時間地點、參會者、會議目的、預期成果、會議議題、會議議程、提前準備的資訊7個要件：
1-會議時間地點
會議通知上，我們只能找到開始時間、看不到會議的結束時間。這就讓被邀請者很鬱悶，同時也會為後面的工作安排造成很大的麻煩。最佳的方法是，明確標註會議開始時間與結束時間，同時建議大家能夠提前十分鐘到達。
2-參會者
誰會來參加這個會議?這些人在會議中的分工是什麼?如果可以的話，應該在會議邀請中明確標明。如 孫繼偉-會議主持，李二明-負責會議記錄，趙明洋―專案發言人等。
3-會議目的
在組織中經常召開的會議有兩類：一類是問題解決類的會議，另一類是決策類會議。其它型別的會議，如資訊收集類、研討類、報告會等，也可以採取其它方式進行，不一定非要把參與者聚集在一起。
會議的目的不同，所採取的方式、流程、參與者、時間長度會有顯著差別。問題解決類的會議，與會者首先要對問題是什麼達成共識，才可能探討相應的解決方案。同時，參會者還要具備解決問題的專業知識與技能，才有可能達成會議目標。為了使參與者從一開始就明晰會議的.重點，會議主題可以以問題的方式進行設定，比如：“如何在第三季度完成250萬銷售額?”
決策類的會議，在會議初始要對會議決策方式達成共識：是採取一票否決的方式、少數服從多數的方式還是交由領導來做決定。這樣的好處在於，每一位參會者都知道自己的權利如何，可以最大限度的保障會議的成功進行。
4-預期成果
會議結束以後，期望的預期成果是什麼?是確定當前問題的解決思路、還是就行動方案達成團隊共識?還是建立一個流程的規範?
5-會議議題
為了使每一個會議過程更為聚焦，需要把大的會議主題拆分為多個議題，會議議題的作用在於引導參會者對會議主題層層深入，以更好的提升會議的效率。
會議議題根據會議目的不同，會有不同的設定。一般來講，會把資訊分享與收集的議題放在前面，需要討論的議題放在中間，決策類的議題放在最後。在議題設定過程中，要圍繞會議目的，找出具有較高關聯度的議題，並且注意議題的先後順序。6-會議議程很多時候，參會者進入到會議室才會看到會議議程。尤其是部門內部會議上，參會者往往對會議要討論的議題數量、目標沒有太多瞭解，所以容易造成跑題、焦點問題不集中的情況。所以會議議程是會議中很重要且不可或缺的內容。
會議的時間、議題都要有明確的時間節點，尤其是在過程中，各個環節由誰來發言?目標是什麼?討論採取哪種形式，如果能夠在會議前就提供給參會者，大家也會有針對性的進行準備。7-提前準備的資訊參會者在會議前根據會議主題進行必要的資料收集，會對此次會議目標達成有很大幫助。
6-會議議程
很多時候，參會者進入到會議室才會看到會議議程。尤其是部門內部會議上，參會者往往對會議要討論的議題數量、目標沒有太多瞭解，所以容易造成跑題、焦點問題不集中的情況。所以會議議程是會議中很重要且不可或缺的內容。
會議的時間、議題都要有明確的時間節點，尤其是在過程中，各個環節由誰來發言?目標是什麼?討論採取哪種形式，如果能夠在會議前就提供給參會者，大家也會有針對性的進行準備。
7-提前準備的資訊
參會者在會議前根據會議主題進行必要的資料收集，會對此次會議目標達成有很大幫助。
會議通知案例分享
五月份銷售總結工作會
2014年5月31日14:00-16：00(建議大家提前10分鐘到達)
總部 201 會議室
會議目的
檢討5月份銷售達成情況，找出當前存在的問題，並制訂出解決方案;
預期成果
找到影響5月份銷售額達成的三個重要問題;
尋求合理解決方案，制訂行動計劃;
會議議程
14：00 會議開始 (5分鐘)
14：05 5月份銷售總結(5分鐘)
各片區通報情況(20分鐘)
14：30 影響銷售達成的三個問題(20分鐘)
意見彙總(10分鐘)
確定重要性最高三個問題解決方案(25分鐘)
15：25 制訂行動計劃(20分鐘)
15：45 確定會議成果
15：55 陳總總結髮言
16：00 會議結束
參會人員
陳繼偉-會議主持
韓小冰-會議記錄
陳總-總結髮言
蘇巨集經理-主題發言
各片區經理-每人3分鐘發言
產品經理-參與小組討論
會前準備資料
1.各片區銷售資料;
2.新產品資料;
3.去年同期銷售資料;
4.您認為當前最需要解決的問題。
好的會議是策劃出來的，認真準備每一個細節，會保障我們的會議圓滿成功。
