年度採購與付款情況的審計報告
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關於供應部20**年度採購與付款情況的審計報告
總經理：
根據201*年度審計計劃和審計委員會安排，自2010年4月15日至2010年5月10日，我們審計組對供應部2009年度採購與付款情況進行了審計。審計過程中得到了被審計部門的積極支援和配合，工作進展順利。審計工作已經結束，現將審計情況報告如下：
一、 基本情況
為了加強對公司物資採購與付款業務的內部控制，規範採購與付款行為，防範採購與付款過程中的差錯和舞弊，公司根據《企業內部控制規範》以及國家有關法律法規，結合公司的實際情況，制定了《採購與付款內部控制制度》。
物資採購流程分兩大類，一類是生產物料採購，一類是五金物料採購。生產物料的採購，每月11日前生產部根據營銷中心銷售預算情況編制需料計劃，供應部在5個工作日內根據需料計劃經過詢價後編制訂貨計劃，報物管部稽核總經理批准後與客戶簽訂採購合同;而五金物料的採購，則由使用部門自行填寫申購單，倉庫核實庫存量及採購量後，由供應部詢價，報物管部稽核總經理批准後與客戶簽訂採購合同，某些零散的五金備件直接採購。在允許的情況下采用不少於3家以上供應商以資質及詢價篩選的方式，在合格供方中比價擇優採購，而貨比3家的先後依據是：質量、送貨時間(是否符合我司生產需求)、付款方式、價格。一般情況下，符合資質的供方先將樣板送來，待公司檢驗合格後，將其確認為可比可選的物件。公司開發供應商的途徑有多種，以上網查詢搜尋或由供應商同行介紹為多。所選擇
的供應商必須按商品的類別提供相應的證照影印本，如原料(主料)需有營業執照、藥品生產許可證、藥品GMP證書、藥品註冊證;輔料需有營業執照、藥品生產許可證、藥品註冊證;中藥材需有營業執照、藥品經營許可證、GSP證書，且購入的產地保持相對的穩定;進口商品遵守《進品商品管理辦法》提供進口商品註冊證、進口藥材批件、進品藥品檢驗報告書。為確保所採購的商品符合標準，質管部每年底對供應商進行考核評估、更新，並存檔。
供應部在與客戶簽訂採購合同時，都明確採購物資的品名、規格、質量執行標準、數量、價格、交貨日期、運輸方式、付款方式、違約責任等要素，並由授權人員代表簽訂。
供方按照合同規定的交貨日期將貨物送達公司倉庫，倉管員根據訂貨計劃簽收貨物，數量差異允許在5%-10%之間，但這種差異合同上沒有明確說明，若差異較大，需請示領導。貨物簽收完畢後，倉管員及時報檢，在收到檢驗室及質管部出具的驗收報告單後，便將該批貨物入賬，若不合格，則通知供應部，一般情況下，供方選擇換貨。
倉庫存放的物料都是分門別類的，部分貴重的藥材放在加鎖的地方，並限制人員接近。
貨物驗收後，供方提供合法票據給我司，供應部人員複核票據上的內容與採購合同、驗收單上的是否一致，並根據合同上的付款要求填寫付款申請單交送財務部。財務部優先考慮用銀行承兌匯票付款，並對資金計劃、合同約定的付款條件進行嚴格稽核，經總經理批准，由出納辦理相關貨款結算。
公司09年的存貨週轉率為4.71次，比08年的4.11次有明顯提高。09年全年採購額約18,897.65萬元，共耗用19,023.10萬元。
分析說明：
(1)中藥材09年耗用額比08年減少261.62萬元下降率6.2%，其中當歸減少259.8萬元，佔總額的'99.3%，原因是當歸從08年的採購單價41.83元/KG下降到09年的15.13元/KG，雖然09年耗用量比08年增長18844.53KG，增長18.21%，但還是導致總耗用額下降。除了當歸，還有丹蔘、皁角刺、防風等9種中藥材有這種採購單價差異情況。
(2)原輔料採購額及耗用額增長大的原因是09年將“空心膠囊”歸入輔料中核算，而08年則歸入包裝物中核算。若不考慮“空心膠囊”，09年比08年耗用增長不到1%。而“空心膠囊”09年比08年耗用額增長2.81%。
(3)包裝物耗用額比08年減少175.36萬元下降6.85%，主要原因是09年“空心膠囊”耗用427.92萬元歸入輔料中核算。
分析說明：
(1)原輔料耗用額09年比08年減少334.78萬元，下降率為4.54%，主要原因是頭孢拉定的耗用額比去年減少 372.97萬元。頭孢氨苄的採購單價則由去年的469.06元/KG下降到317.71元/KG。
(2)包裝物耗用額比08年減少65.08萬元下降3.86%，主要原因是09年“空心膠囊”耗用其中215.85萬元歸入輔料中核算。
貨款支付情況
分析說明：
根據公司的經營方針優先考慮以銀行承兌匯票支付貨款，09年比08年通過以銀行承兌匯票支付貨款增加8.26%，但是以銀行承兌匯票方式支付沒有達到採購總額的50%。
二、 審計內容
本次審計採取了抽查的方式進行。
(1) 隨意抽查一個月的訂貨計劃書, 檢查其是否符合當期的採購政策。
原材料的訂貨計劃是否根據當期的需料計劃實施, 是否按管理制度及許可權規定要求辦理審批手續, 是否按預先編號、保管訂貨計劃。
(2) 分析比較需料計劃、庫存量及訂貨計劃, 檢查其是否進行合理安排。
(3) 檢查原材料的採購價格是否經過市場調查、比較、審批程式決定。 (4) 檢查採購合同條款是否充分，有無損害公司利益，是否有指定人員稽核，是否交財務部存檔，合同專用章是否經過適當審批。 (5) 檢查是否按需料計劃申請訂貨計劃，跟蹤其實施過程，檢查其採購價格、供應商及審批情況，比較當期實際生產及庫存狀況。 (6) 稽核供應商的發票與訂貨計劃、採購合同、入庫單的名稱、單價、數量是否一致。
(7) 檢查是否存在超收，超收標準的規定;分析超收原料的價格與數量是否經濟、是否合理。
(8) 查閱詢價是否有書面記錄並存檔，是否作為訂貨計劃稽核的依據。 (9) 查閱供應商的檔案是否健全並定期更新;是否定期對供應商進行考評、且考評指標是否合理，查閱近期的供應商評價表，檢視是否存在大量得分較低的供應商。
(10)查閱公司是否有關於採購批准額度的許可權規定。
(11)查閱公司的質量原因造成退貨的標準及其執行情況，查閱退貨的
“出庫單”，檢查其是否按規定辦理審批手續，退貨是否充分、及時，供應商是否簽字;退貨是否符合質管部的建議，退貨時是否有質管和財務核查。
三、 審計結果
(1) 訂貨計劃符合當期的採購政策，原材料的訂貨計劃都是根據當期的需料計劃實施，且每份需料計劃都經過生產部部長複核，訂貨計劃則由總經理審批，方能與供方簽訂採購合同。供應部將每月的需料計劃、訂貨計劃歸檔。
(2) 原材料的採購價格均經過市場調查，貨比3家，但部分原材料的供應商只有一家符合我司資質要求，最後由領導審批。
(3) 採購合同條款充分，無損害公司利益，並指定授權人員代表簽訂，保管合同專用章，合同簽訂後交財務存檔，以便稽核、付款。
(4) 一般情況下，訂貨計劃應與生產部的需料計劃一致，但實際的採購過程中，訂貨計劃中的品種、數量要比生產需料計劃多，是因為供應部考慮某品種庫存不多，而且日常耗用量比較大，供方也亦將漲價，為降低採購成本，供應部在沒有需料計劃的前提下，自行申購，並由領導審批。
(5) 供應商提供合法的票據，發票上的內容與倉庫收料單上的一致，由於存在超收或少收，所以發票上的數量與採購合同存在一定的差異。
(6) 公司允許按合同數量的5%-10%的差異標準來簽收貨物，若在這範圍內都是經濟的、合理的，但要是超標，需經領導同意才能簽收。而引起這差異的兩個主要原因是雙方的秤、電子磅存在差異和運輸車輛空間問題。
(7) 詢價均有書面記錄並存檔，是作為編制、稽核訂貨計劃的依據。
(8) 供應商檔案健全，按採購類別的不同，供應商所提供的有效證照影印本亦不同，每新增一家供應商都配有一套完整的質量體系評估報告，並每年底對供應商進行一次複評，定期更新。
(9) 公司沒有明確的關於採購額度的許可權規定，但每張訂貨計劃都有總經理批准，合同的簽訂由採購管理員負責。
(10)公司檢驗室根據國家規定的標準及有關質量要求對所有采購的原材料、包裝物進行檢驗，並在限期內出具檢驗報告，若有不合格品，憑檢驗報告單通知供方退貨或換貨。在退貨時，質管部與供應部人員在旁核查，但不經財務部。
四、 存在問題及審計建議
1. 成本管理工作手段單一，市場資訊蒐集工作少，供應商管理需進一步規範化;
主要問題1：
採購員市場資訊蒐集不夠，市場價格資訊調查工作比重少。價格資訊獲取手段單一，多為供應商傳真報價基礎上討價還價。
建議：
應加強基礎資訊工作，尋找價優、質高、誠信的供應商。
主要問題2：
供應商等級評定工作管理薄弱，每年底對供應商的複評過於簡單，主觀性較強。
建議：
實地考察，深入瞭解供應商最新情況，建立並完善供應商管理工作，增加透明度。
主要問題3：
部份物料對供應商的依賴性太強，將直接影響成本高低、質量好壞及採購工作效率水平。
建議：
由於公司產品的特點對採購人員的業務素質要求也相對較高，日常要做好重要供應商的溝通，不因為時間要求緊而向質量讓步。另外是否建立科學的產品生產週期，精確計算出從採購到產品下線入庫各環節所需的時間，讓公司與供應商之間永遠處於主導的地位。 審計結論：
目前主要物料來源多為長期供應商，價格上也有一定的穩定，但仍為制約計劃採購的瓶頸，物料成本、質量直接關係到公司效益，因此應加大此方面的工作投入而非下單後的補救。
2. 內控管理有少量缺陷需改進;
主要問題1：
符合公司的實際情況，更新相關制度。
建議：
編制採購流程一般操作規範，採購詢價控制制度。
主要問題2：
所有的來貨都辦理簽收手續，但因質量問題導致退貨或換貨的，倉庫並沒有退貨出庫單，退貨手續並不合理。
建議：
編制採購退回管理制度，明確責任人。
主要問題3：
倉庫的收料報告單隻有倉管員1人簽字，是否符合規定。
建議：
應採取針對性的措施加以改進。
主要問題4：
不重視與供應商往來賬核對。
建議：建立應付賬款對賬制度。
審計結論：
相關管理存在一定的問題，應完善一系列採購管理制度。
五、 內部審計人員的評論
供應部作為公司生產運作管理的關鍵部門，基礎資訊工作的紮實程度直接會影響整個公司的運作效率和效果，有些是來自部門外的，有些是內部管理不到位，要解決這些問題光靠本身是不夠的，涉及到
其他相關部門的資訊管理，辦法是各部門如何分步改善。此外內控制度管理上還有待完善，靈活性不夠。總之，經審計後發現該部門存貨管理工作基礎工作紮實，物料管理到位，基本上能完成採購任務。
六、 對回覆的期盼
在審計過程中得到貴部門的積極支援和配合，工作進展順利，審計工作已經結束，現提出有關部門審計發現和建議的詳細資料，我們希望在收到報告之後的7天內作出書面回覆。
七、 供應部的反應
該部對本次審計工作比較重視，能提供審計所需的資料使審計工作得以順利進行，基於審計所發現的問題探討後認為：
1. 我部將繼續配合公司資訊化管理，加強基礎資訊方面工作，對物料採購資訊的收集、儲存和分析等細化管理。
2. 我部對供應商評定均有進行實地考察，並對其行業地位、經營狀況、生產能力、產品質量、同行口碑、物料供應可行性、供應成本、風險評估等進行了解和分析。
(審計部意見：供應商的評定應該由質管部門，供應部所說的分析沒有紙質檔案。)
3. 我部在物料採購上堅持所購物料符合“國家規定標準”為原則，從來沒有“因為時間要求緊而向質量讓步”。我部一直努力維繫與供應商之間良好的合作關係，不僅是為了保證物料供應的穩定，也是為了爭取更優的價格，更有利的付款方式，更好的質量保障和服務等等。這種合作關係是平等、互利的戰略性合作關係，不應該簡單地認為誰“依賴”誰，誰“主導”誰。
(審計部意見：建立產品生產週期，瞭解採購至入庫所需的時間。)
4. 在內控管理制度規範方面，我部將根據公司的實際情況，進一步完善物料採購流程和制度。
5. 我部對於財務部定期或不定期的往來賬核對從來都是高度重視並積極配合，從未有遺留任何一筆往來業務。
