什麼是單位公函

什麼是單位公函

函，即信函，或稱書信。單位公函，即處理公務所用的書信。單位公函是黨政機關、人民團體、企事業單位間商洽和聯絡工作時使用的一種文體。

單位公函的使用範圍很廣，平行機關或不相隸屬機關間聯絡工作時可以使用公函，上下級機關之間聯絡、詢問、答覆工作時，也可以使用公函。

單位公函分類

可以分為很多種類，如：用於商洽的商洽函、用於詢問的詢問函、用於答覆的覆函、用於委託的委託函等。另外，還有用於慰問的慰問信、用於祝賀的賀信、公開發表的公開信等，實際上只要它們使用於公務活動中，也應劃入廣義的公函範圍。不過，從狹義的範圍來講，函和信也有一定區別，函的使用比信的範圍窄，但比較莊重、嚴肅。

單位公函格式

函的標題、字號和主送機關

1.函的標題

作為正式公文的函，其標題和一般公文的寫法一樣，由發文機關名稱、主要內容(事由)、文種組成。較完全的寫法如《國務院辦公廳對國家工商行政管理局關於貫徹〈食用鹽加碘消除碘缺乏危害管理條例〉有關問題請示的覆函》、《國務院辦公廳關於羊毛產銷和質量等問題的函》等。也可以採用省略發文機關名稱的寫法，如《關於請求批准××市節約能源中心編制的函》。

2.函的發文字號

公函要有正規的'發文字號，寫法與一般公文相同，由機關代字、年號、順序號組成。大機關的函，可以在發文字號中顯示“函”字。

3.函的主送機關

函的行文物件一般情況下是明確、單一的，所以多數函的主送機關只有一個。但有時內容涉及部門多，也有排列多個主送機關的情況。

函的正文

1.發函緣由

這是函的開頭部分，主要用來說明發函的根據、目的、原因等。如果是覆函，則先引用對方來函的標題、發文字號，然後再交代根據，說明緣由。這部分結束時，常用一些習用的套語轉入下一部分。

2.事項

這是函的主體部分，有關某項工作展開商洽、有關某一事件提出詢問或作出答覆、有關事項提請批准等主要內容，都在這一部分予以表達。

3.希望請求

這是結尾部分，向對方提出希望或請求。或希望對方給予支援和幫助，或希望對方給予合作，或請求對方提供情況，或請求對方給予批准等等。最後，另起一行以“特此函商”、“特此函詢”、“請即覆函”、“特此函告”、“特此函覆”等慣用結語收束。

函的寫作要注意用語的分寸，因是平行文，語言要平和禮貌，但要避免阿諛逢迎。還要注意針對性和時效性。

公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內容和寫法要求如下：

一、首部

主要包括標題、主送機關兩個專案內容。

1、標題

公函的標題一般有兩種形式。一種是由發文機關名稱、事由和文種構成。另一種是由事由和文種構成。

2、主送機關。即受文並辦理來函事項的機關單位，於文首頂格寫明全稱或者規範化簡稱，其後用冒號。

二、正文

其結構一般由開頭、主體、結尾、結語等部分組成。

1、開頭

主要說明發函的緣由。一般要求概括交代發函的目的、根據、原因等內容，然後用“現將有關問題說明如下：”或“現將有關事項函覆如下：”等過渡語轉入下文。覆函的緣由部分，一般首先引敘來文的標題、發文字號，然後再交代根據，以說明發文的緣由。

2、主體

這是函的核心內容部分，主要說明致函事項。函的事項部分內容單一，一函一事，行文要直陳其事。無論是洽談工作，詢問和答覆問題，還是向有關主管部門請求批准事項等，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。如果屬於覆函，還要注意答覆事項 的針對性和明確性。

3、結尾

一般用禮貌性語言向對方提出希望。或請對方協助解決某一問題，或請對方及時覆函，或請對方提出意見或請主管部門批准等。

4、結語

通常應根據函詢、函告、函或函覆的事項，選擇運用不同的結束語。如“特此函詢()”、“請即覆函”、“特此函告”、“特此函覆”等。有的函也可以不用結束語，如屬便函，可以像普通訊件一樣，使用“此致”、“敬禮”。三、結尾落款　　一般包括署名和成文時間兩項內容。　　署名機關單位名稱，寫明成文時間年、月、日;並加蓋公章。