論實用寫作的方法
實用寫作遵循著一切文章共同的寫作規律，但在採集——運思——行文——修改的基本寫作過程中，也面臨著與文學寫作不同的內容，如動機問題、調查採集材料問題、驗證並梳理材料問題、研究並處理材料問題等等。面對這些命題該如何解決，這便是本文要討論的具體內容。
一、需要與動機的轉換
寫作動機是寫作行為發生的原因和動力，寫作動機分內部動機與外部動機。一般來說內部動機支援的寫作是一種自主的寫作，外部動機引發的寫作則屬於受命的寫作，實用寫作多數情況應視為受命寫作。實用寫作的外部動機雖仍為“需要”所激發，但這種寫作“需要”是外力施加的，並非寫作行為中寫作主體自發的缺乏狀態。
實用寫作的外部動機主要表現為受“他人意志”支配和為“功利目的”驅使這兩種形態。受他人意志支配包括接受領導佈置任務、師長規定要求、朋友委託求助等等。凡出於他人意願的寫作動機下發生的寫作行為都是受命寫作，廣義的公文就是最典型的領導或領導機關意志的產物。而奉命進行某個課題研究，最後撰寫科研報告，這種寫作“需要”也是外力施加的，但是由於受命者和授命者的固有關係，寫作者原先的非寫作的“需要”都轉變成了寫作動機。為功利目的驅使的寫作動機也是客觀存在的，這是文章被作為特殊商品或特殊評價依據（如評價學術水平的依據）後帶來的客觀現象。
雖然實用寫作就是為了實際生活的需要，為了解決實際工作中的問題，實用寫作目的的功利化實際上就是實用寫作的“實用化”，但是，發起並支援主體寫作行為的心理因素並不是外部動機，而是寫作主體的內部動機。於是實用寫作面臨著一個主體動機轉換的問題，即不管出於什麼原因，如領導佈置的、工作需要的、同事委託的等等，這些外在的原因都要轉換成寫作主體內在的一種需要，也就是主體內心有一個“別人要我寫”到“我自己要寫”的轉變過程。只有真正完成了這種動機的轉換，屬於寫作內部動機的特有心理品質才有可能在實用寫作的行為過程中出現，如寫作衝動、寫作慾望、寫作激情、寫作心境乃至持久維持寫作行為的寫作熱情等等。由此可見寫作動機的轉換，是實用寫作心理的內在規律，是維持寫作行為併為其不斷增力，確保實用寫作質量的需要。
二、材料的採集與驗證
由於標準和角度不同，因而對寫作材料的基本型別有著多種認識。從材料的來源看，有直接材料與間接材料之分；從材料的性質看，有正面材料與反面材料之別；從材料的存在空間看，有歷史材料與現實材料之異；從材料的存在形態看，有個別材料與綜合材料之辨。然而從實用寫作對材料特徵把握的需要看，事實材料、理論材料和情報資料這３類是最常見的。
“事實材料”即客觀存在的具體事實，在實用寫作中人名、地點、事件、數字等都是常用的事實材料。“理論材料”就是觀念性材料，是人們在長期的社會實踐中已經驗證的觀點，如科學的原理、定義、定律，生活中流傳的警句、格言、俗語等等。在實用寫作中最為常用的理論材料，一是相關的法律、法規、政策和規範性檔案的精神；二是相關的時政動態、思想見解和學術觀點。“情報資料”是有關工作人員根據事實、資料而編制的資訊資料，它包括報表、統計資料、簡報、文摘、索引等，這些也是實用寫作不可或缺的寫作材料。
獲取材料的辦法多種多樣，實用寫作採集材料的主要手段是調查，不同的調查方式與方法又是實用寫作區別於文學寫作聚材、選材的基本途徑。調查的方式主要有：典型調查、專題調查、系列調查、追蹤調查、隨機調查、普遍調查、抽樣調查等；調查的方法主要有：問卷調查法、訪談調查法、座談調查法、實驗調查法、實地調查法、文獻調查法等。
既然材料有直接與間接、正面與反面、歷史與現實、個別與綜合之別，那麼材料就有一個真與偽、虛與實之分。生活中的材料或者素材，是需要經過核實、鑑別等驗證才能寫入文章的，只有鑑別驗證確認的材料，才能成為文章中證明和支撐觀點的材料。
核實、鑑別材料時須驗證的主要內容是：一是辨真偽，指文章使用的材料不但要準確無誤，而且要貼切恰當，經得起推敲核查；二是查缺漏，指文章該使用的材料應完整，決不能遺漏，要利用一切機會彌補並完善；三是求典型，指文章應使用有代表性的材料，能體現一類事物的本質特徵，力求個性與共性、特殊性與普遍性相統一，要發掘和利用材料在文章中該起到的作用，實現材料對體現寫作意圖的意義。
三、思維的類化與序化
實用文章寫作中多數文字以條款格式為主，標序及分條分款的文章外在表現形式，其實質是文章內在邏輯關係及作者思維邏輯層次的外化。在一篇文章中，文章內在邏輯關係及作者的思維是通過材料組合排列體現的，正是從這個意義上說，材料的類化與序化是思維類化與序化的必然。
“類化”是寫作主體對材料歸類、歸項的思維過程，它貫穿於整個寫作過程。人類思維的“類化”功能使作者能夠從容地面對紛繁複雜的寫作材料，經過條分縷析的梳理之後，材料才分門別類出現在文章的各個部位，並按照預期的寫作意圖，表達觀點、闡述意見、傳遞資訊，以實現寫作目的。所以“類化”是寫作材料邏輯化的過程，也是作者思維條理化的過程，更是為文章化作好了充分的.準備。
思維類化直接作用於材料類化，材料類化表現在文章裡就形成了章節——層次——段落等成網路狀結構的各種形式。材料類化的結果，不管單元多小，其位置處於材料網路系統的末端，但它都是相對獨立的邏輯單位，擔負著相應的表意責任。
歸類和歸項是類化的兩種重要形式。歸類是根據事物的屬性，把具象的事物從一個大類分解為若干個小類，或是將若干個小類歸納為一個大類的梳理和認識事物的方法。歸項則是把抽象的事物從一個整體分解成幾個不同方面，或是從幾個不同方面歸納出一個整體的梳理和認識事物的方法。
歸類、歸項的材料類化過程必須遵循通常的邏輯規則，這就是分解或歸納都必須按照同一標準進行，不能使用雙重標準。同時還要做到：各類、各項在分解之後應是自成單元的邏輯單位，相互間性質必須互不包容，內容也不能重疊交*；各類、各項在歸納後小類或分項應具有大類或整體的屬性，它們與大類或整體間應具有明確的種屬、種差的從屬關係。
在實用文章寫作中，寫作主體對材料歸類、歸項的類化過程往往不是一次完成的，它可能是反覆的、雙向的、迴圈的，因為思維總是要在反覆比較、試誤中才能逐步清晰起來，直到最後定型的。思維類化的過程是複雜的，並且是在大腦的“黑箱”裡進行，但其最終結果要外化為文章的表現形式，成為“可視”的精神產品。於是就牽涉到了文章的表述，即如何將思維類化的成果通過思維的序化，有條理地寫出來，成為具體的文章，層次分明地展現在讀者面前，這就是以下要討論的話題。
思維的類化為實用文章寫作中將寫作內容作分類、分項表述提供了前提，因為惟有思路、材料梳理清晰了，大小間的關係及主次間的位置明確了，文章才能順利佈局，才能條理分明，文章各個方面的展開才能有張有弛。因此思維的序化必須建立在思維的類化基礎之上，有合理的歸類分類，才有恰當的編序排序。
將寫作內容作分類、分項表述是實用文章寫作中極為常用的方式，法規文書中“章下有條，條下有款，款下有項，項下有目”的列序及“章斷條連”、“條連款不連”、“條貫到底”等等術語，正是這種表述方式的集中反映。在實用文章寫作中，主要採用或基本採用條款式列序寫法的文體除法規文書、契約文書以外，多數的計劃類文種，如規劃、方案、要點、安排、意見、設想等都採用了此法。像其他的事務文書或行政公文、經濟文書、訴訟文書等，雖不一定全用條款列序形式，但根據內容的分類、分項，以大小標題統領全篇的方式，也比比皆是。
從思維的序化到材料的序化，再到文章列條列款的序化，這應該是“序化”的標準形態。在這種形態下，才有了約定俗成的對於結構層次序數的“規定”：第一級為“一、”，第二級為“（一）”，第三級為“１?郾”，第四級為“（１）”。當然在同一“級”裡也常見更為簡明的標序方法，如：“第一、第二、第三……”，“首先、其次、再次……”等等。
序號排列的內在機制是思維的序化功能，然而序化不僅僅是一個標序的問題，分章列條、序數排列只是文章條理化外在形式的一種。實用文章寫作中，大小標題的設定，主次概念的使用，各種材料的分佈，實質都包含著一個思維序化的問題。所以要使文章層次清晰、條理分明，必須讓作者的思維縝密完整、合乎邏輯。要做到這一點，就要在調查研究、正確認識事物上下功夫。因為寫作主體正確的思維序化是文章內在因素作用和事物內在聯絡的必然，所謂的文氣相通、文脈相聯，也正是思維序化合乎認識規律而帶來的文通句順的結果。
四、規律的抽象與概括
儘管需要陳述事實、交待背景，但實用文章寫作最終指向的總是結論、意見、措施、辦法、規定、要求等抽象性、根據性的思想成果。因此實用文章中有相當的文種是以歸納要點、抽象本質、概括規律為最高追求的。其中較典型的文種就有總結，總結的內容是回顧、檢查以往的實踐工作；總結的目的是通過對實踐活動的分析、評價來找出規律性認識，以指導今後的實踐。雖說總結要對已完成工作做全面系統的回顧，但並非具體詳盡地回顧了過去的工作情況就是一篇好的總結。總結三分式結構內容就說明了僅僅回顧基本情況和介紹主要成績與做法是遠遠不夠的，總結還要對基本經驗或教訓作出概括，要總結出帶規律性的理性認識，最後的結尾中還要寫上存在的問題或今後努力的方向等。
對調研報告也有同樣的寫作要求。調研報告是對客觀事物和現實問題進行深入調查研究後寫成的、反映所獲資訊、情況和結論，揭示事物本質和規律的書面報告。各種型別調研報告的規範或主體內容幾乎都被要求回答“結論、建議、本質、規律”等。如“反映基本情況的調研報告”中的“對策”；“提供典型經驗的調研報告”中的“推廣經驗的建議”；“揭露問題的調研報告”中的“處理的意見和建議”；“研究問題與預測趨勢的調研報告”中的“建議或設想”等等。
總結與調研報告是這般的情形，對法規文書、行政公文、訴訟文書、經濟文書等也同樣有這樣的要求。可以說實用寫作所生成的這些文書或檔案，不僅僅是秩序與管理的需要，更是經驗與教訓的整合，是現階段個人、單位、機關、團體、國家機器對社會、對現實的一種規律性認識。
從以上文體傾向可知，實用文章寫作的表達方式看重的是分析與綜合。在具體的寫作中，分析就是把材料和寫作物件分解為各個部分、方面、過程，並分別加以梳理和研究，使其成為
提示文章主旨，表達作者觀點的思維方法。
分析的方法多種多樣，從縱向的角度看，就是探究事物的歷史淵源和發展過程，將物件分成若干現象，逐階段進行考察的分析方法。如淵源分析法（原因——現狀）；預測分析法（過去——現在——將來）；程序分析法（低階——中級——高階）；動態分析法（肯定——否定——否定之否定）等。從橫向角度看，則是通過事物的內外聯絡，分析物件各個方面及它在整體中的比重，來把握事物特點的方法。如比較分析法對現象與本質、部分與整體、正面與反面、內容與形式、個別與一般、主流與支流等所作的辯證分析。
在實際的寫作過程中，定性分析與定量分析則是最常用的分析方法。定性分析是一種揭示事物規定性的分析法，在獎懲類決定等行政公文和事務文書、訴訟文書中，經常涉及給事物定性，甚至文章本身就有專門的“定性”段落。定量分析是根據資料統計，把握量變與質變關係的分析方法。當下在追求“惟一性”的“科學化、標準化、資料化”的社會思維時尚下，定量分析的科學因素也越來越多地為實用文章寫作所應用。
有分析必有綜合，綜合是在分析的基礎上，把寫作物件的各個部分和方面及各種因果關係結合起來，作為一個整體來進行考察的思維方法。就綜合的型別或方式來說，感性認識從感覺到知覺的過程就有知覺的綜合。寫作中歸類、歸項的思維過程及對主題、概念的歸納，則屬於形式邏輯的簡單綜合；辯證邏輯層面的綜合，則表現為對事物、對寫作物件的本質抽象和規律概括，而這幾乎是所有實用文章寫作的根本目標。
