關於公文的基本寫作格式要素

(一)發文機關(版頭)

發文機關即公文的作者，發文機關應寫機關全稱或規範化的簡稱。同級政府、政府各部門、上級政府部門與下級政府可以聯合行文，各級政府及其部門與同級常委、軍隊、人民團體和行使行政職能的事業單位、公司也可聯合行文。幾個機關聯合行文，應將主辦機關排列在前。

版頭是發文機關的標記。目前我國使用的公文版頭有以下三種：

1、由發文機關全稱或規範化簡稱加“檔案”兩字組成，以大字套紅居中，印在檔案首頁上端，俗稱“大版頭”。例如，“浙江省人民政府檔案”、“浙江省人事廳檔案”。

2、由發文機關全稱或規範化簡稱加圓括號標註文種名稱，俗稱“小版頭”。例如，“浙江省人民政府(通知)”、“××市教育委員會(函)”。

3、印有發文機關全稱的公函紙，作為版頭。

至於幾個機關聯合行文的，可用公文主辦機關一家版頭，也可用所有聯合行文機關的版頭。

(二)公文份號〖HT〗公文份號是同一公文印製若干份時每份的順序編號，位於版頭左上角，用阿拉伯數字標識，用以掌握每份公文的.流向。絕密、機密公文應標明份號。

　(三)祕密等級〖HT〗公文的祕密等級分為“絕密”、“機密”、“祕密”三種，由發文機關依據《中華人民共和國保守國家祕密法》及其《實施細則》、中央和國家各部、委、辦、局制訂的國家祕密及其密級具體範圍的規定等確定，標註在版頭左上角“公文份號”之下。其具體標識為“★”，“★”前標密級，後標保密期限。沒有標上保密期限的，絕密、機密、祕密分別可按30年、20年、10年認定。

(四)緊急程度

緊急程度是指對公文送達和辦理速度的要求。緊急公文分為“特急”、“急”兩種，標註在版頭左上角“祕密等級”下。電報分別標註“特急”、“加急”。

　(五)發文字號〖HT〗發文字號是指發文機關編制的公文代號，簡稱文號。發文字號由發文機關代字、發文年度、發文順序號三部分組成。其中發文年度用六角括號括入。如國務院1998年制發的第12號檔案，發文字號為“國發〔1998〕12號”。發文字號位於版頭與紅線之間的正中處，用公函紙製發的，位於標題右上側。幾個機關聯合發文，一般只標明主辦機關發文字號。

(六)簽發人簽發人與簽署不同。簽署是某些需要以本機關行政首長名義釋出的公文，由其簽名或加蓋簽名章後才能發出。簽發人則有兩種情況：一是指機關負責人在審定文稿後簽上姓名錶示同意印發;二是報送上級機關的請示、報告，必須註明簽發人。這裡指的是後一種情況，簽發人的姓名署於版頭紅線之上發文字號的右側：“簽發人：×××”。為使公文顯得對稱，發文字號應相應向左移位。重要的或涉及面廣的，必須由正職或主持日常工作的副職領導人簽發。

(七)標題

公文標題位於版頭下面居中的位置，通常在版頭與標題之間，用一紅線作區別標誌。如一份公文沒有版頭，標題置於公函紙首端機關名稱下的紅線稍下居中位置。

公文標題由發文機關名稱、公文主題(事由)、文種三部分組成。例如，《國務院關於加強血吸蟲病防治工作的決定》，這裡“國務院”是發文機關;“關於加強血吸蟲病防治工作”是事由;“決定”是文種。事由一般都用介詞“關於”和表達主要內容的片語組成介詞結構。