學校檔案管理制度（精選12篇）

學校檔案管理制度

檔案管理

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案資訊進行管理並提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。

檔案管理的基本原則

1、合同檔案管理實行網路管理體系，由公司合同管理組集中統一管理，以確保檔案完整、完全和有效利用。

2、合同管理組負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同文件，並負責監督指導各業務分公司、各部門的合同管理工作。

3、各業務分公司、各部門應分別建立健全合同文件的形成、積累、整理、歸檔工作體系，並確定一名專門人員負責合同文件管理。

學校檔案管理制度（精選12篇）

檔案資料管理是學校常規管理的一個重要組成部分。它既是學校管理和教育、教學、財務工作的歷史紀錄，又是全校教職工工作成績的客觀見證。下面是小編為你整理的學校檔案管理制度（精選12篇），希望你喜歡！

學校檔案管理制度1

校舍檔案是維護學校權益，查勘維修房屋，合理使用校舍，反映學校建設歷史的重要資料。為了加強校舍檔案管理，更好地為學校教育教學工作服務，根據上級有關規定，特制定本制度：

一、檔案的收集

要充分認識校舍檔案收集的意義，在思想上重視採取多種方法、途徑加以收集，檔案的收集方法主要做好立卷歸檔和日常收集兩方面工作。

1、收集之前要明確歸檔範圍、時間、要求。

2、應有積極態度和主動精神，不能坐門等客。

3、一式二份，正本放教育委員會，副本存學校。

4、當撤銷學校的校舍檔案，應全部移交給市教育委員會。

二、校舍檔案管理

1、邊鑑定邊整理，按要求進行分類、組卷，檔案排列、案卷的裝訂，案卷的排列，案卷目錄的編制等工作。

2、嚴格遵守檔案整理工作原則。最大限度地保持檔案之間的歷史聯絡，利用原有基礎，便於保管和利用。

3、檔案整理要充分利用原有的基礎。

4、檔案的整理必須便於保管和利用。

三、檔案的保管

按要求設立庫房，庫房的要求達到“十防”，按要求設定保管裝置，材料要達到防光、防塵及有害氣體對檔案的直接危害。檔案的存放要符合要求。案卷和目錄一致，移出檔案要說明原因、移往何處、時間、數量、名稱。

四、檔案的移交

交接雙方必須根據案卷目錄清點核對，並在交接收據上簽名蓋章，其收據一式三份，交接雙方各一份，會計一份。

五、查閱和借閱

1、首先辦理查閱或借閱手續，外單位查閱或借閱須持介紹信和領導批准手續。

2、查閱或借閱，只允許在檔案室進行。

3、查閱或借閱不允許摺疊、塗改、轉讓他人閱覽、缺頁等，嚴守保密規定，歸還時清點清楚。

4、查閱或借閱時，嚴禁吸菸、桌上放水杯、量水瓶等，以防汙染檔案。

六、檔案保密

檔案室必須有安全保證，措施到位，查閱、借閱必須在檔案室內查閱。閱後不能亂說，閱覽時不能隨便翻閱和抄錄。對無用的材料登記造冊，經領導審批後，二人以上人員監銷。

七、清銷

1、清銷之前，首先由管理員定期和不定期對檔案進行統計，如發現確實因汙染、損壞等原因造成無使用保留價值，經鑑定小組的鑑定同意後方可清銷。

2、清銷應有二人以上人員監銷，以防失洩機密。

3、要遵守保密規定，堅持杜絕任意和自銷燬檔案或賣給廢物收購站。

學校檔案管理制度2

一、檔案建立

（一）建立健全學校各類檔案，目的主要在於為學校各級領導，上級有關領導部門分析、總結、部署、排程學校工作和對學校工作作出決策提供準確、可靠的依據。校領導對此應高度重視，並確定一名副職校領導具體負責和指導資料的收集、分析、篩選、立卷、歸檔等建檔工作。

（二）學校建立檔案資料室，由專職（或兼職）管理，按《國小檔案資料收集範圍細目》建立檔案。

（三）全面系統地建立健全學校檔案、教師檔案和學生檔案，學校檔案按類以時間為序建立，教師的一般人事檔案，一般職務檔案和業務檔案按人頭建立，學生學籍檔案按屆，按班分類建立。

二、檔案立卷

（一）檔案人員應按資料收集範圍及時收集各種檔案資料，並將篩選後的資料分類裝訂、編制目錄，進袋入檔。檔案袋，檔案卷的規格要符合上級有關部門的統一要求。

（二）卷宗必須註明儲存的期限。凡註明“暫存”的`資料一般以一年為期限；註明“短期”的一般以五年為期限；註明“長期”的由學校根據實際需要決定儲存期限。

（三）凡檔案資料收集範圍細目中未編入，但確有使用、儲存價值的其它資料，學校可根據需要自行決定是否保留。

三、檔案補充

（一）教職工任免、考核、晉升專業技術職務、調資、入黨、入團、獎懲等

材料要及時收入個人檔案。

（二）外來檔案、函件由收文員（或人事祕書）統一分類編號登記，交校有關領導閱後，即立卷歸檔。

（三）校內印發的檔案是檔案補充的重點，平時校長室、教導處、教科室、總務處、團支部、少先隊大隊部應將此類檔案分類儲存，每學期結束時，集中交檔案人員立卷歸檔。

四、檔案轉遞

教職工因工作調動，需要轉遞檔案，必須安上級有關部門通知的轉遞專案逐項登記，嚴密包封，並加蓋密封章，通過機要轉遞，不得公開郵寄或交本人自帶。

五、檔案查閱

（一）校外人員來校查閱檔案，必須持有單位介紹信，經學校主要領導批准後方可到檔案資料室查閱檔案；查閱者不得查閱本人或親屬的人事檔案、職務檔案；未經同意不得摘抄檔案材料，經同意摘抄的材料須經檔案資料室人員仔細核對並簽署意見；查閱者不得將檔案材料拿出資料室。

（二）校內人員借閱業務檔案、學生學籍檔案須經有關領導同意後方可借閱，並要辦理登記手續，在規定期限內完好無損地歸還。

六、檔案安全保密

（一）檔案資料室門窗要加固，要備有消防器材，保持整潔、乾燥，自然通風，嚴禁吸菸和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。

（二）檔案管理人員不得將無關人員帶進檔案資料室，不得外洩檔案中的機密，檔案資料室人員在工作中所用的各種草稿、廢紙等，不得亂仍亂拋，應將保密紙處理或銷燬。

學校檔案管理制度3

一、檔案保管制度

1、檔案實行專人管理，管理嚴格保管檔案箱、櫥鑰匙，不得帶至辦公室外，非檔案管理人員不得隨便開啟檔案箱、櫥。

2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案，不得向外傳播和介紹檔案、資料內容及存放位置等情況。

3、科學管理檔案，檔案查閱完畢，隨時歸還原處；檔案按保管期結合年代排列存放，資料按類別排列存放。

4、檔案箱、櫥進行統一編號，自門口開始從左至右，自上而下編號，並插上查詢案卷指引卡。

5、維護檔案安全，每個箱櫥必須保持整潔，並放置防黴去蟲劑。

6、檔案人員調動工作時，應在離職前辦理交接手續。

二、檔案保密制度：

1、檔案工作人員必須嚴格遵守紀律，保守祕密，不得擅自擴大檔案利用範圍，不得洩露檔案內容。

2、嚴格檔案借閱制度，健全手續，做到萬無一失。

3、不利於保密的地方不得存放機密檔案和資料。

4、不得擅自摘錄、複製檔案內容，不得私自將機密檔案和檔案帶回家中和公共場所查閱。

5、不在普通電話、明碼電報、通訊中涉及檔案機密。

三、檔案借閱制度

1、外單位查、借檔案，必須持單位介紹信，審明查檔案原因，經本單位分管檔案領導批准後可准予查閱。

2、本單位人員查閱涉入本單位機密的有關檔案，須經領導批准後方可查閱。

3、查、借檔案者必須認真填寫借閱登記簿。

4、查借檔案者要愛護檔案，不準在卷內塗改、勾畫、撕拆、抽取檔案。

5、查閱檔案一律在本單位內查閱，原件一般不得借出，如特殊情況需外借者，須經領導批准，限十天內歸還，並辦理借閱登記手續。

6、檔案歸還時，檔案工作人員應清點無誤後簽收，發現問題要查明原因，報領導處理。

四、檔案鑑定制度：

1、按期對檔案保管滿15年的短期檔案進行鑑定工作。

2、鑑定工作要在分管領導下的主持下，由分管領導、業務人員、檔案人員組成鑑定小組，逐捲進行鑑定，鑑定後要寫出鑑定報告並註明鑑定日期。

3、對鑑定後繼續儲存的檔案要調整保管期限，並在備考表中註明鑑定時間、意見，由小組負責人簽字。

4、對鑑定後需要銷燬的檔案，必須辦理批准手續，寫出書面報告，編制銷燬清冊，報有關領導批准。

5、銷燬檔案時要有2個監銷，監銷人要在銷燬清冊上簽字蓋章，填上日期。

五、檔案移交制度：

1、檔案室應按有關規定向上級檔案館移交檔案。

2、應移交的檔案包括文書檔案、教學檔案、會議檔案等各門類、載體的具有永久、長期儲存價值的全部檔案。

3、檔案移交時應將目錄卡片等檢索工具及編制的組織沿革、全宗介紹、檔案彙編、參考資料等隨同一起移交。

4、交接雙方必須根據移交目錄清點核對，並在交接文據上簽字蓋章。

5、檔案人員調動工作時，也必須辦理上述移交手續，並經分管領導繁體字認證後方可離開崗位。

六、檔案立卷歸檔制度

1、本部門在工作活動中形成和使用的各種有儲存價值的檔案以及其它有關材料、錄章錄影帶、照片、文電等應立卷歸檔。

2、必須按本部門立卷歸檔分類方案，將各種有儲存價值的檔案材料收集齊全完整，由檔案人員和各室分別立卷。

3、每年將有儲存價值的檔案材料，按照“年度——機構——問題”和檔案形成規律和特點，保持檔案之間的有機聯絡，分類準確，合理組卷。

4、立卷要做到書面材料規範，排列順序正確，目錄、頁碼清楚，純量確切簡明，保管期限劃分準確，案卷裝訂整齊美觀。

5、文書檔案在第二年九月底前立卷歸檔，其它門類檔案按有關規定按期歸檔。文書檔案應在第二年十月前移交檔案室，其它門類檔案的移交按有關規定執行。

6、各處室歸檔的案卷必須編制移交目錄，向檔案室移交，交接雙方按移交目錄清點核對，並履行簽字手續。檔案室對接帳的案卷要進行質量檢查，及時登記，編目上架。

7、檔案室對文書檔案和其它門類檔案的立卷工作進行督促檢查與指導幫助。

七、檔案統計制度：

1、建立、健全科學的檔案統計工作，準確地反映本單位檔案數量質量及其管理狀況。

2、建立檔案、資料、裝置等實物統計工作和登記臺帳，做到數字準確。

3、堅持做好檔案資料統計的基礎工作，做好平時原始資料登記工作，注意積累統計資料。

4、每年對全部檔案資料進行全面檢查，並做詳細記錄。

5、逐步實現統計工作完整性，統計分類標準化，統計基礎工作規範化。

八、檔案的開發利用

1、充分利用檔案為教育教學服務。

2、查閱檔案時必須保持案卷整潔，嚴禁塗改。

3、對檔案的利用要及時登記。

九、檢查與考核

1、檔案工作應列入學校和各部門工作計劃，並列入有關人員的職責範圍及工作標準。

2、本標準由學校校長室每學年進行一次全面檢查，並作為考核有關部門、有關人員的依據。

學校檔案管理制度4

一、學校檔案管理工作是學校管理工作的重要組成部分，、檔案管理人員要有強烈的責任感，嚴格執行《中華人民共和國檔案法》，迅速準確地收繳並把各類資訊、資料、檔案歸檔儲存。

二、凡能反映教育教學管理、教學活動的真實面貌，凡是具有憑證和資訊查找價值的各種文字圖表、影像等不同形式的歷史記錄，必須要妥善保管。

三、歸檔範圍。

1、上級機關頒發的與本單位直接有關係的學年或學期指導性檔案。

2、每學期師生花名冊。

3、各年級組、班主任、教研組、個人的學年或學期工作計劃、總結、論文、獲獎材料等。

4、德育材料、各種統計資料、班主任工作手冊等。

5、學校各部門制度。

6、學校教育教學的剪報、簡報、錄象、錄音、圖片等。

7、其他與教學活動有關的重要資料。

四、學校各部門上交教務處的教學資料必須充分、準確、完整。須歸檔的必須用碳素墨水或檔案墨水，以利檔案永久儲存，計劃、總結、方案、統計表等材料必須列印。

五、對檔案材料要分門別類，歸檔立卷，分類編號，以利保管查閱。立卷時要做到標題明確，格式正確、字跡工整清楚，頁碼準確，目錄與卷內文相符。

六、重要檔案、祕密檔案除規定可以翻印或學校主管部門同意翻印外一律不准翻印和載抄、借閱。

七、借用檔案時，重要檔案必須校長同意，一般性資料如學生學籍，家長情況、成績統計等可由借閱人直接與教務員聯絡，但要寫好借條登記按時歸還。

八、借閱人不得將其檔案資料轉借、拆散損壞、塗改、遺失。否則追究責任。

九、外單位人員不得查閱有關資料，經學校同意方可借閱。

十、有關人事檔案的內容不得向無關人員談論、洩露。

十一、採取保護措施，定時投放樟腦丸等以保證檔案材料無蟲蛀、黴變。

十二、所有檔案資料必須擺放整齊，按類整理，注意保持檔案室的清潔衛生，不得在室內吸菸。

十三、檔案材料要進行編目登記，便於使用時查詢。

十四、學校教學用書、教學材料一定要妥善保管。教師使用時一定也要及時發放、回收，不得遺失。

十五、若教務員變動，必須將全部檔案材料及有關業務事宜交代清楚，嚴格辦好交接手續。

學校檔案管理制度5

一、檔案保密制度

1、嚴守黨和國家有關保密工作規定，杜絕以各種形式洩露檔案材料中有關保密的內容。

2、各類檔案材料必須指定政治上可靠，工作責任心強的專（兼）職人員進行集中管理。

3、嚴禁私自將檔案資料帶出檔案室，需保密的檔案資料的借閱，必須履行審批手續。

4、經批准銷燬的檔案材料和不需要歸檔的材料，應指定專人進行銷燬，不得當廢紙處理。

5、檔案工作人員要嚴守工作崗位，堅持下班、外出時認真清理、存放好檔案和關窗、落鎖制度。

6、檔案人員一旦發現檔案材料有丟失情況時，要及時向有關領導和部門報告，採取措施進行查詢，並追查責任。

二、立卷歸檔制度

1、凡學校工作中形成的具有儲存價值的檔案材料，均由各部門進行收集、整理、立卷、歸檔，並按有關規定向檔案室移交，任何部門和個人不得佔為己有或擅自處理。

2、學校檔案室的歸檔時間：文書、會計檔案材料每年五月份進行立卷歸檔；教學、學籍檔案材料每學年結束後立卷歸檔。科技檔案、基建、科研檔案和裝置、儀器檔案材料均在工作結束後和裝置、儀器安裝試用後立卷歸檔。

3、學校檔案分為永久、30年、10年三個保管期限。

4、卷內檔案應齊全完整。收文應有正文、附件、辦理結果；發文應有定稿、印本、附件；來往文書應有請示、批覆；處分材料應有綜合、旁證、個人交待和處分結果。

5、卷內檔案排列要正文在前，附件在後；印本在前、底稿在後；批覆在前，請求在後。各類案卷均要填寫卷內目錄。卷內檔案要編寫張次號。歸檔的檔案材料要字跡清楚，紙質優良、簽署完備。不準用鉛筆、園珠筆和複寫紙書寫，並拆除卷內金屬物。

6、案卷裝訂要整齊美觀。標題一般應有作者、問題、名稱，能反映卷內檔案內容，政治上無誤，文詞上簡明確切。封面填寫要字跡工整清潔。

7、檔案材料歸檔後，檔案人員應本著便於保管、方便利用的原則對案卷進行必要的加工整理、編目、登記和統記，做到排列有序，並按年代和保管期限編號。

8、歸檔檔案目錄分保管期限裝訂並編制目錄。

三、檔案保管制度

1、檔案庫房需保持適宜溫溼度，適時通風降溫。

2、檔案庫房須安裝防盜門，防盜窗和雙保險鎖，庫房照明必須使用白熾燈。

3、嚴禁在庫房吸菸，嚴禁存放易燃易爆物品用其他物品。對庫內照明線路要定期檢查，發現問題，及時搶修，防止短路引起火災。

4、做好防火、防盜、防蟲蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。

5、要堅持定期對檔案資料進行檢查、清理、核對工作，如發現問題，立即向領導報告，對破損或褪變檔案應及時進行搶救處理。

6、檔案庫房要經常打掃，保持清潔，嚴禁將有害物質帶入庫房。7、檔案室管理人員進出檔案室應隨手關門，非檔案管理人員未經許可不得隨意入內。

四、檔案查閱制度

1、積極開展檔案的利用工作，改善服務態度，提高服務質量，滿足各方面的查檔需求，充分發揮檔案在社會主義兩個文明建設中的作用。

2、檔案人員要熟悉家底，瞭解需求，掌握規律，做到主動、及時、準確提供利用。

3、本單位工作人員查閱其所屬業務檔案，需經辦理登記手續後，方可查閱並有責任及時將查閱檔案利用效果反饋給檔案室。

4、凡外單位查檔者必須持有該單位的介紹信，註明查檔內容和用途，履行登記手續，經有關領導同意的方可查閱。

5、檔案一般不許外借，確因工作需要經有關領導同意，辦理借閱手續，方可借出。但必須按期歸還。如超過規定時間還需借用，應辦理續借手續。

6、凡查、借閱者對所查借閱的檔案材料，應確保安全、完整，不得撕毀、拆卷、劃線、打圈、塗改、剪頁、水溼、煙燒，以保證檔案的完好無損。

7、利用者必須遵守保密規則，所查、借閱的檔案材料，未經有關領導同意，不準複製、拍照和對外公佈。凡摘抄的有關檔案材料，用後一律交檔案室儲存。

8、借閱歸還檔案時，檔案管理人員必須當面清點。

9、如遇借閱人員將檔案丟失，應及時報告檔案室，寫出書面材料，利於採取補救措施。

五、學校檔案的鑑定、銷燬和移交制度

1、學校檔案室應按上級教育行政部門和檔案管理部門關於檔案鑑定的規定，認真做好檔案的鑑定工作。

2、失去儲存價值的檔案，可提出銷燬意見，並填寫銷燬清冊，報學校領導和上一級檔案管理部門審批後方可銷燬。

3、銷燬時應指定二人監銷，並在銷燬清冊上簽字，方可執行銷燬。

4、檔案專（兼）職人員因工作變動，需辦移交手續時，應將全部檔案材料清點後，交予新的負責檔案工作的專（兼）職人員。

5、交接檔案材料必須嚴格履行手續，有關人員簽字，並註明交接時間，案卷數目等，以備查考。

學校檔案管理制度6

一、學校的各種教育教學、管理檔案都要分別有專人管理。

二、檔案管理人員對檔案資料分類存放，在存放中要做到防火、防潮、防黴變、防盜、防鼠防蛀。

三、檔案的調閱要嚴格執行制度，辦理必要的借閱手續。不經有關領導同意，任何人不得借用。

四、根據檔案保密程度進行保密，對有關洩露檔案機密的情況酌情追究其責任。

五、對檔案資料根據儲存期的不同，進行定期整理。對過期已無存檔價值的資料進行清除時，必須經領導同意，否則追究當事人的責任。

六、檔案管理人員要嚴格履行自己的職責，對檔案管理不當造成損失的，進行必要處罰。

學校檔案管理制度7

一、檔案工作是學校工作的重要組成部分，學校所有工作部門均應按照上級教育部門和的規定進行檔案的收集、整理、歸檔等工作。

二、凡本學期的檔案，原則上由行政、德育、教學、總務、安全辦分塊建檔，每學期末，統一彙總交學校檔案室歸檔管理。學校檔案室工作目前由辦公室分管。

三、行政辦公室、教務處和政教處必須明確專人分管本部門工作。如有人員調動，必須做好移交工作，檔案管理員和各處、室負責檔案工作的人員，應熟悉有關檔案工作的規定的業務，及時、認真、規範地做好檔案工作，並做好歸檔記錄。

四、學校檔案室的檔案材料原則上不得外借，查閱檔案必須在檔案室內進行。特殊情況須經校長同意才能借出檔案室外，並於當天歸還。

五、借閱檔案要履行借閱登記手續。檔案必須整本借閱，不得散借，摘錄檔案內容需徵得管理員同意。

學校檔案管理制度8

一、學校檔案實行統一領導、綜合管理、專人負責的管理辦法，任何處室和個人不得將檔案據為已有。

二、檔案室做到專室、專櫃、專夾，配備必需的工作設施，任何處室和個人不得挪措檔案室裝置。

三、按照《檔案法》和檔案工作程式，嚴格做好檔案的鑑定、立卷、登記、歸檔、移交、銷燬等工作。

四、學校幹部職工查閱檔案要認真履行借閱登記手續，不得損壞，散開漏頁，劃圈塗抹，並按期歸還。

五、學校檔案不向外人借閱，特殊情況需經學校檔案工作領導小組負責人簽字同意方可辦理，但必須在閱文室內並在專職檔案人員的監督下抄錄有關內容或出具有關證明。

六、定期做好檔案的統計、分析和編研工作，要圍繞工作的需要和針對本校各處室工作的特點，編制出有使用價值的資料彙集及檢索工具，最大限度地發揮其綜合效益。

七、經常性地做好庫房管理工作，嚴格做到防火、防潮、防鼠、防蟲、防塵和防止有害氣體及微生物對檔案的侵蝕，學校檔案工作領導小組要定期進行檢查，發現問題及時補救。

八、做好安全保衛、防特、防盜工作。嚴格值班制度。因保管不善造成檔案丟失或毀壞的，要追究有關人員法律責任。

學校檔案管理制度9

為規範學校的檔案管理和有效地使用檔案，特制定本檔案管理制度：

1、辦公室在學年之後裝訂好檔案、通知檔案；年度考核之後的資料存檔；其它資料的存檔。

2、教導處每期工作計劃和總結存檔；“六認真”檢查資料的歸檔；普九資料的歸檔；教研活動資料的歸檔；其它有關資料的歸檔；

3、德育處每期的紀律衛生檢查資料歸檔；班級評比、評優選好的資料歸檔；德育活動歸檔；班主任工作筆記、計劃的歸檔；其它相關資料的歸檔。

4、後勤處相關資料按時分類存檔。

5、團總支每期的活動資料歸檔；組織學生社會實踐活動的資料歸檔；組織建設歸檔；其它相關資料的歸檔。

6、每部門的檔案應做到條理清晰、分類明確、裝訂規範。

7、各類通知、檔案應先送到辦公室，然後分發到各部門。

8、部門的各種資料聘及時歸類裝訂存檔。

學校檔案管理制度10

一、檔案管理人員必須貫徹“以防為主，防治結合”的原則，做好檔案室的管理工作，落實防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防蟲、防鼠等措施。

二、檔案管理人員必須堅持值日值班制度，堅持每天下班前檢查門窗是否關好，電源開關是否關閉。對所保管的案卷，半年進行一次抽查，年終進行一次全面檢查。嚴禁在檔案室抽菸、吐痰。外來人員未經許可不得進入檔案室。

三、新接收的檔案資料，必須經過嚴格核查和消毒處理後才能進庫上架

四、值班人員必須做好檔案室內外溫溼度記錄，做好溫溼度的調節工作（標準溫度為攝氏14—24℃，相對溼度為45%—60%）。

五、檔案室設施要經常進行檢查，壞了要及時報告或維修，保證各項設施完整正常。

六、保持檔案室的清潔衛生，堅持做到每週一小掃，每月一大掃。

學校檔案管理制度11

一、查閱利用本館開放檔案、資料者，須持身份證（或工作證、學歷證書）等有效證件，同時填寫查閱登記表；受他人委託者，還須出具他人上述任一證件（含影印、傳真件）及委託查閱申請書。

二、查閱重要的或密級檔案，按《檔案保密制度》辦理；查閱本職範圍外的重要檔案，須經辦公室負責人批准；查閱珍貴檔案時，以影印件代替原件利用。

三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，須經辦公室負責人或學校分管領導批准，並辦理外借手續（限5天內歸還）；若續借，需辦續借手續。

四、提供利用檔案時，按學校有關規定收費。

五、外國組織和人員利用開放檔案、資料，按國家有關規定辦理。

六、查閱利用檔案時不得隨意塗改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規者，有權給予勸告、責令賠償或其它處置，直至追究法律責任。

七、未經主管校領導批准或辦公室授權，任何單位、個人無權公佈檔案內容。

學校檔案管理制度12

一、高度認識檔案保密工作的重要性，嚴格遵守有關法規和制度。

二、查閱涉密檔案或內部材料，須經有關部門和辦公室負責人批准，必要時報請有關校領導審批。查閱時須嚴格履行登記手續，註明查閱目的和內容。

三、未經批准，任何人不得私自帶檔案出館；檔案工作人員不得私自摘抄、複製、傳播具有保密性質的檔案內容。

四、因需要經批准摘錄或複製涉密檔案材料的，須妥善保管，用後銷燬，如發生涉密問題，後果由利用者負責。

五、不歸檔的重份檔案及內部材料，須交由學校集中銷燬。

六、在校保密委員會的指導下，做好檔案密級變更和解密工作。

七、檔案館工作人員或利用者，如有違反保密規定的，視情節輕重按有關規定處理。