會議方案模板集錦5篇

為了確保事情或工作有序有力開展，時常需要預先制定一份周密的方案，方案一般包括指導思想、主要目標、工作重點、實施步驟、政策措施、具體要求等專案。方案要怎麼制定呢？下面是小編收集整理的會議方案5篇，僅供參考，歡迎大家閱讀。

會議方案 篇1

北京貝爾電話會議系統是在專業通訊應用平臺上開發出來的全互動電話會議的通訊系統。根據其設計面向的使用者不同，分為四種類型：

I型

產品簡介

該型號產品適合國內各大電信運營商用於展開增值業務服務的多點對多點、全互動、大方數的通訊系統。該系統為基於PSTN、GSM/CDMA以及INTERNET多種通訊網路的大方數、全互動增值業務提供技術和業務平臺。突破傳統點對點通話以及單一的業務模式，除了提供現有業務功能，如會議、聊天等等外，還可以擴充和開發出如集團排程、婚介、股評、家長會等等新的多樣化的業務模式。使用者可以隨時隨地應用手機、固話以及網路終端裝置加入到多點對多點、全互動的通訊業務中來，為電信、移動、聯通等運營商拓寬業務範圍，創造更多經濟效益。

主要效能

該系統具有大容量、全互動、低噪音、無嘯叫、高音質的特點，支援中國一號和中國七號信令，提供多種數字和模擬介面，支援多種使用者終端加入，系統容量從120方到960方，具有可擴容性，支援遠端維護功能；該系統可實現各種電話會議、移動叢集、熱線沙龍、群組聊天等等多種業務模式，主要採用卡式計費和主叫計費方式計費，為各大電信運營商提供了有效的增值業務解決方案。

主要優勢

·獨創了國際領先的群組互動通訊技術，以該技術為核心搭建了多方通話的應用平臺，該平臺可適應於各個行業開闢各種群組互動類增值業務。

·國際領先的回波抑制處理技術和新型的語音疊加技術，使通話質量不會隨與會方數的增加而受到影響，話音清晰，使得120方全互動會議的話音如同3方話音一樣清晰。

·能夠支援接入方式，如移動公網、PSTN網、衛星通訊網路和專網。

·系統具有高可靠性和穩定性，採用數字程控交換加伺服器的結構，關鍵裝置均採用主備份方式，電路板可熱插拔。

·介面豐富，具有E1（包括NO.1信令和NO.7信令）、30B+D等數字中繼介面以及環路中繼、二/四線等模擬中繼介面。

·系統採用模組化設計，具有良好的可擴充套件性和升級性。

·系統可使使用者自主、方便的隨時隨地的組織會議。

·遠端會議控制終端，為使用者提供一目瞭然的會議操作介面，使使用者能夠有效、簡便的控制自己的會議。

·計費方式靈活，卡式計費和主叫計費，預付費和後付費結合，

·使用者可通過WEB介面進行註冊、號碼編組、會議預約、賬務查詢等操作。

II型

產品簡介

適用於國家機關、部隊、公安、電力、石油的基層單位及金融、證券、鐵道、酒店、大中型企事業等部門的專用通訊網會議業務要求，隨時可通過普通話機召開會議或通過計算機操作終端召開會議。是為使用者提供為大方數全互動式電話會議最理想的電話會議解決方案。

主要功能

·互動式功能

·廣播式功能

·多種會議召集方式

·語音提示功能

·會議預編組功能

·群呼和選呼會議功能

·操作終端同時管理多場會議功能

·錄音、放音功能

·統計功能

·會議加鎖、解鎖功能

·地址簿功能

主要優勢

·領先地位地回波抑制技術

·靈活組網能力

·支援各種會議業務

·系統容量系列化、結構模組化

·系統穩定，可靠性高

·完善的維護、管理功能

·支援多種使用者終端裝置加入會議

III型

產品簡介

該型系統具有體積小、設計新穎、安裝簡單方便、免維護、系統穩定可靠等特點，特別適用於大中小型國企、外企、公司代表處、基層部隊、地市縣黨政機關，是經濟的電話會議解決方案。

主要功能

·互動式功能

·廣播式功能

·多種會議召集方式

·語音提示功能

·會議預編組功能

·群呼和選呼會議功能

·操作終端同時管理多場會議功能

·錄音、放音功能

·統計功能

·會議加鎖、解鎖功能

·地址簿功能

主要優勢

·處於領先地位的回波抑制技術

·圖形化操作介面，直觀便捷

VI型

產品簡介

適用於國家機關、部隊公安、電力、石油的基層單位及金融、鐵道、酒店、中小型企事業等部門的專用通訊網會議業務要求，通過普通話機即可隨時召開會議。為小方數低端使用者最經濟的電話會議解決方案。

主要功能

·互動式功能

·廣播式功能

·密碼識別會場功能

·語音提示功能

·會議管理員功能

主要優勢

·處於領先地位的回波抑制技術

·安裝方便，操作簡單

篇二：多方電話會議系統解決方案（1239字）

針對廣大使用者對互動式電話會議（多方電話會議橋）有迫切需求，而現有互動式電話會議系統成本高、使用不方便的實際情況，好會通採用多項創新理念，自主開發了好會通互動式電話會議（多方電話會議橋）系統。

特別推薦好會通6方和10方互動式電話會議系統。

好會通系統具有多方自由通話、通話質量優異、使用非常簡便、功能強大、組網成本低等特點，可連線普通電話線、使用者交換機分機線、IP電話閘道器、IAD等，固定電話、手機、IP電話均可作為與會方，支援多種應用方案，適用於多種網路環境。

好會通系統採用模組化設計，其創新的會議級聯功能使得與會方數可從3方開始平滑增加，即使使用者已有其他互動式電話會議系統，也可根據自己的需要使用好會通再增加與會方數。

好會通系統會議語音質量優異，突出特點是響亮、清晰、自然，沒有一般互動式電話會議系統與會者相互之間很遙遠的那種感覺。

好會通使用創新的訊號音識別功能可自動識別外線忙音、阻塞音並作出正確處理，確保會議不受通訊線路中斷、掛機影響。

好會通節省您的電話線路，甚至可以不專門佔用電話線路。

好會通互動式電話會議（多方電話會議橋）系統是高效能、低成本電話會議解決方案，可顯著提升您的溝通能力，選擇好會通建立電話會議系統是您的明智之選，您可輕鬆擁有之。

有了好會通，您就能隨時隨地輕鬆召集電話會議或多方會談，輕鬆進行工作協調、方案討論、專案決策商務洽談等。有了好會通，溝通輕鬆，一切輕鬆!

系統功能：

1、採用呼入方式召集電話會議，包括密碼驗證進入會議、直接進入會議、人工轉接進入會議三種方式

2、採用撥出方式召集電話會議

3、雙方通話時對方無需掛機，可即興召集多方加入，即時轉為電話會議

4、提前退出會議者掛機，系統自動解除其會議連線，其他與會者繼續開會

5、會議召集者撥指定號碼使某與會者退出會議

6、會議召集者可通過系統提示音和指示燈即時瞭解與會者與會情況和離會情況

7、通過錄音介面進行電話會議錄音

8、單系統可召集6方電話會議，雙機互連可召集10方會議，支援多機組網

9、可異地組網擴大會議規模，節省長途通訊費用或網路資源

10、可與電信局用交換機、使用者電話交換機、IP電話閘道器組網

11、使用者交換機功能

12、自動IP撥號功能

13、外線來電號碼可在內線顯示

14、斷電不影響電話使用

15、自動識別系統配置

系統性能：

1、通話質量：

使用者、中繼介面阻抗設計採用國際規定的三元件匹配方式，介面傳輸特性符合中國國家標準；會議單元採用回聲抑制技術，舉行多方會議時話音質量清晰、洪亮。優異的通話質量保證好會通電話會議系統可適應各種網路環境，您甚至可通過連線在因特網上的IP電話閘道器開電話會議。

2、防雷電效能：

過流過壓保護電路符合CCITT：K.20建議要求。除接地線外，使用者可不配備其他防雷設施。

3、可靠性：

系統軟體採用實時作業系統，支援多程序併發任務處理，採用容錯設計，系統執行穩定可靠。

斷電時外線電話可正常使用。

4、供電及耗電量：

系統供電採用100-240V50-60Hz交流電。滿負荷工作時耗電量約10W。

會議方案 篇2

隨著現代化多媒體會議在各企業的不斷推進，單一的多媒體技術已不再滿足現代化的需求，集多功能系統於一體的新型多媒體會議室在各個行業得到了更加廣泛的運用。

時代在發展，人們對會議系統的要求也不斷提高，而在會議過程中有的裝置的啟動需要人工操作，各類裝置的頻繁切換和裝置繁瑣的操作，使得工作人員手忙腳亂，從而導致會議效率低下。因此，現代多媒體會議室更追求多媒體系統的人性化、智慧化。多媒體技術的日新月異，使得我們建設一個整合音視訊、會議功能的多媒體室的需求成為現實。在考慮傳統的會議要求之外，還應具有高雅格調和優美音質、清晰影象演示、方便快捷的控制、高度集中的管理等特點。多媒體室會議系統由大螢幕顯示、多媒體音視訊訊號源、音響、切換和中央整合控制幾大部分組成。選取大螢幕投影機將DVD和電腦以及多媒體實物展示臺的VGA、視訊訊號還原放大為影象，通過擴聲系統還原放大音訊。為了進行更高效、實時地控制，需要配備一套中央整合控制裝置來控制室內所有影音裝置、訊號切換、燈光、螢幕升降、音量調節等功能，大大提高了工作效率和簡化了複雜的操作，能適合所有人士使用而不需要具備專業知識。

　一、系統概述

數字視訊技術也逐漸趨於成熟，並將迅速改變我們的生活，隨著網際網路寬頻技術的發展，數字視訊技術已經融入視訊會議、遠端醫療、遠端教育、遠端監控、流媒體技術等多個方面，並服務於各行各業，因此對於現在來說，數字視訊技術無疑是新的經濟增長點。

　二、使用者需求

整個系統要高效率的完成教學任務，結合各個系統，充分發揮各個系統的功能，完成智慧化的視訊會議。

（一）多媒體顯示系統：

多媒體顯示系統由高亮度、高解析度的液晶投影機和電動螢幕構成；完成對各種圖文資訊的大螢幕顯示。

（二）A/V系統：

A/V系統由計算機、DVD、VCR（錄影機）、實物展臺、遠端視訊會議系統、功放、音箱、數字硬碟錄影機等A/V裝置構成；

完成對各種圖文資訊（包括各種軟體的使用、DVD/CD碟片、錄影帶、各種實物、聲音）的播放功能；實現多功能廳的現場擴音、播音，配合大螢幕投影系統，提供優良的視聽效果。並且通過數字硬碟錄影機，能夠將整個過程記錄在硬碟錄影機中，便於以後的查詢、回顧等。

（三）會議室環境系統：

會議室環境系統由房間的燈光（包括白熾燈、日光燈）、窗簾等裝置構成；完成對整個會議室環境、氣氛的改變，以自動適應當前的需要；譬如播放DVD時，燈光會自動變暗，窗簾自動關閉。

（四） 智慧型多媒體中央控制系統：

採用目前國內檔次最高、技術最成熟、功能最齊全，用途最廣的中央控制系統，該系統是目前國內最先進的中央控制系統裝置。實現多功能會議廳各種電子裝置的集中控制。

要求操作簡單、人性化、智慧化；

要求整個系統可靠性高；

能夠實現自動化程度高的智慧化控制，儘量減少操作人員的操作複雜性，實現"一鍵到位"式的控制方式；

儘量多的體現出各種裝置的卓越功能，讓所有裝置工作在最佳狀態，發揮裝置的最大功效；

能夠控制投影機，進行開/關機、輸入切換等功能，並能夠控制電動吊架、螢幕，實現上升、停止、下降等功能；

能夠控制DVD、錄影機 進行播放、停止、暫停等功能；

能夠控制實物展臺進行放大、縮小等功能；

能夠控制音量，進行音量大小的調節功能；

能夠實現音視訊訊號、VGA訊號自動切換控制功能；

能夠控制會議室的燈光和窗簾，自動適應當前的需要；

三、配置多媒體會議室原則

配置一個好的多媒體會議室有這幾大原則：首先是先進型性原則，其次是實用性原則，然後是可擴充性、可維護性原則。會議室的佈局也是有一定的技巧。除了投影需要暗光照，會場還是要保證足夠的光照。另外，通風，溫度和溼度等需要注意，會場溫度保持在20~25度，溼度保持在30~60之間為宜，加上一定的通風，能讓人們處在一個舒適的環境下進行會議。

會議方案 篇3

華南理工大學多媒體會議室是現代化的會議設施。該系統包含了多媒體會議、計算機輔助會議和演示的手段，能夠播放目前流行的各種媒體，應該是目前受歡迎、便於使用、效果理想的會議演示系統，適用於各種多媒體會議、專題演講、學術交流會和英語會議片的學習等活動。

多媒體會議室主要實現兩大功能：一個是會議、國際學術交流和會議等活動；一個是進行英語會議片的學習。在會議的功能上，系統包含了多媒體會議、計算機輔助會議和演示的手段，它將錄音機、影碟機、多媒體計算機、視訊實物展臺、有線電視節目、網際網路等目前流行的各種媒體節目通過投影機和高保真的音響裝置，展現給觀眾。使得會議的內容生動化、形象化和具體化，系統充分體現了現代多媒體會議室裝置對提高會議質量的作用。

多媒體會議室的面積在100平方米左右。多媒體會議室使用中央控制系統，AV矩陣切換器，VGA矩陣切換器VGA-808，AUTOPATCH會議系統、美國VICISI四隻12寸音箱分列主席臺兩側牆壁，VICISI全音域同軸揚聲器系統，除擁有遠投射的能力外，它平滑的功率響應和音色質量也可使它很好的適應近場工作。其靈敏度達98dB，額定輸入功率聲壓級有96dB，其水平輻射角80度，垂直輻射角40度，每側兩隻扇形式分佈，輕鬆覆蓋全場。由於其點聲源的技術，指向性好，聲反饋的機率也很小。

除音訊外，對觀眾來說，最重要的是觀看效果。大螢幕是首選，目前可行的方案多采用投影機，比較符合現在的實際情況。在多媒體會議上說投影螢幕越大越好，但是由於房間高度的限制，投影機的銀幕大小隻能以房間裡會議臺位置的高度而定。銀幕的下沿高度不可能到底，否則講演人會擋住銀幕。一般為1.2米高，就是說房高減去1.2米就是銀幕的高度。實際上銀幕的上沿是不可能貼到屋頂的，銀幕盒、投影機的吊架等還需要一些高度，大約有幾十釐米。最佳觀看距離大致為螢幕高度的4-6倍，相當於螢幕對角線長度的2.4-3.6倍。在設計上應充分考慮多媒體會議室人數與房間高度的關係。對於一個能容納50人的會議室來說，房間的長度會大於10米。要讓坐在後面的觀眾能很好地觀看講演者膝上型電腦上的內容，投影幕至少要有100寸。

多媒體會議室不同於一般的多媒體教室，首先是所用裝置都是高檔的、複雜的。要使裝置發揮最好的效能，這需要專門的專業人員來操作。在實際的會議中，會議人只要操作電腦等簡單的裝置即可。

主席臺上的多媒體會議臺桌大多數是活動的，可移動的。在主席臺適當的位置的地板上安裝可翻蓋的接線盒。在需要接入話筒、視訊展示臺和膝上型電腦等裝置時使用。平時，多媒體裝置放置在右側的裝置間。

在多媒體會議室的會議上可以使用多支有線的或無線話筒。因為在音響系統裡使用了進口高檔反饋抑制器，話筒在任何地方都不會產生嘯叫。

會議方案 篇4

一、遠端視訊會議系統設計概述

1 需求分析

資訊科技的迅猛發展，改變了各行各業的傳統工作模式。資訊的無限量擴大，交通工具的便捷，網際網路技術的充分應用等導致了行業間競爭的全球化，這就要求現代部門、企業要具備更加靈敏的神經，更扁平化的管理，更快速的反應和決策，更貼切的市場宣傳和服務。所有這一切是由於資訊科技的發展帶來的，同樣也要求有先進的資訊科技來提高部門、企業的競爭力。遠端視訊會議可以跨越空間距離、靈活多樣的面對面的互動，適應現代社會的方便、快捷、高效、快節奏，它為使用者帶來的經濟效益，使遠端視訊會議系統的使用正在向各行各業滲透，給這一市場注入了新的活力。我們將根據使用者的要求，量身定製，對視訊會議裝置進行合理搭配，選擇一套合理的遠端視訊會議系統，做到既能滿足業務需求，又能節省資金。

遠端視訊會議系統的建設是一個系統工程，涵蓋多個學科，包括網路環境、網路裝置的承載量分析、MCU 的選型、視訊會議終端的選型、視訊技術、聲音擴聲技術等;視訊會議的裝置選型必須要針對自己的業務特點作充分的需求分析，儘可能做到各種裝置的功能、效能的有機配合，使裝置的配置科學化、梯次化，做到既不浪費裝置功能、效能，各裝置之間又不出現瓶頸。

目前，遠端視訊會議系統根據業務需求分類，大致可以分為教學型的視訊會議系統、會議型視訊會議系統、商務型視訊會議系統(即桌面型視訊會議系統);按使用頻度分，又分連續型視訊會議系統、一般性會議系統;按裝置結構分，可分為硬體視訊會議系統和軟體視訊會議系統。 視訊會議系統的裝置論證與選型是一個系統工程，要充分了解每一個需求的全過程，教學應用要了解現代化教學的過程，會議型應用要了解會議進行的.整個程式與過程，只有對各種應用的過程進行分析，才能做到視訊會議系統裝置的合理搭配，裝置的選型要本著夠用就行略有超前的原則，避免追求高標準、高指標，避免盲目攀比，造成資金浪費。

視訊會議系統的建設不是目的，只有管好用好視訊會議系統，讓視訊會議系統在各行各業充分發揮效益，真正讓我們體會到高科技給我們的生活、工作帶來的高效快捷才是我們的目的。視訊會議的應用不是一蹴而就的，對裝置先要有一個熟悉、瞭解、磨合的過程，然後在不斷的應用中，總結經驗，完善規章制度，讓視訊會議發揮更大的作用。

2 系統概述

隨著數字訊號處理、壓縮編碼技術和資料傳輸新技術的不斷湧現，新產品層出不窮，同時出現了許多新的多媒體通訊方式。其中，作為多媒體通訊業務的一種典型，視訊會一直在社會性的資訊交流中發揮了巨大的溝通作用。會議電視通過通訊網路把兩個或多個地點的多媒體會議終端連線起來，在其間傳送各種影象、話音和資料訊號，使出席會議者有親臨現場的感覺。

視訊會議系統具有真實、高效、實時的特點，是一種簡便而有效的用於管理、指揮以及協同決策的技術手段，目前已在決策支援系統、遠端教育系統、遠端診斷、應急指揮、高速公路監控、綜合體育場館等眾多領域得到廣泛應用。

為此，我們本著提高易操作性、先進性、可靠性、穩定性的原則，開發出了SMARTISYS 新一代IP 系列控制系統產品，該系統將視訊會議系統與我們的多媒體會議控制系統進行了完美的結合，使用者同樣只需要操作觸控式螢幕，除了可以輕鬆的完成整個視訊會議系統的組織、召開、設定;主、分會場的設定與切換;視訊訊號的切換和縮放;遠端終端的控制等功能外，還可以控制達到與本地會議系統的有機結合。

3 系統設計原則

鑑於視訊會議的發展趨勢，對視訊會議系統的選型應遵循以下原則：先進性、實用性、整合性、可擴充套件性、便利性、安全性、可靠性和經濟性。 先進性

系統設計達到國際一流水平，且切實可行並容易實現;

遵循國際標準和國內外有關的規範要求;

電信級產品;

符合計算機、網路通訊技術和視訊會議技術的最新發展潮流，並且是應用成熟的系統;

實用性

針對實際應用的特點，具有多種管理方式：圖形管理介面、WEB 介面;

系統設計應符合工程的實際需要;

系統配置即強調先進性也要注重實用性，應注意系統配置的經濟效應，達到綜合平衡;

根據實際需要進行系統配置。比如電子白板等。

整合性

高度整合，體積小，重量輕，移動方便，功耗低;

在高度整合小型化前提下，應具有多種功能;

可擴充套件性

系統設計要考慮今後的發展，留有充分的擴充餘地;

現在採用的是10/100M乙太網介面的連線，要考慮今後與廣域網的連線;

既應用於會議, 又可應用於遠端教學;

靈活性

MCU 同時支援H323，H321和H320協議的網路，終端通過配置不同介面模組即可支援不同網路。

能夠適應多功能、外向型的要求，講究便利性和舒適性，達到提高工作效率、節省人力物力和能源的目的;

提供符合國際標準的軟體、硬體、通訊、網路、作業系統和資料管理系統等方面的介面和工具，使系統具有良好的靈活性、相容性; 系統引數配置少，調整少，自動化程度高，使用方便，操作簡單;

安全性

具有高度的安全性，比如不易感染軟體病毒;

必須可支援加密系統

可靠性

具備在規定條件和時間內完成使用者所要求的功能的能力，能長期穩定的工作。

結構簡單，連線點少，可靠性高;

對工作條件和工作環境要求較低。

系統啟動快，系統掉電後再來電或網路傳輸中斷後再恢復正常，系統恢復工作迅速;

故障率低，維護維修方便;

經濟性

綜合考慮系統的效能和價格，效能價格比在同類系統和條件下達到最優;經濟性應包括以下內容;

系統本身的價格(包括系統、技術服務和培訓);

系統執行後經濟效應預算的可能收益;

對系統實施現場的特殊要求所需的費用

對系統整合所需的有關軟體和硬體等的開發費用

系統的易擴容

二、遠端視訊會議系統主要特點概述

1 大屏觸控顯示、視訊輸入

該系統使用12”大屏真彩顯示，讓所有終端使用者一覽無餘，同時支援視訊輸入，讓您隨時掌握電視會議內容。

2 動態AV 及VGA 輸入切換

可以實時對整個系統的AV 及計算機訊號進行無縫切換，讓你隨心所欲控制電視終端及投影機輸入內容。

3 超強的網路適應能力

視訊終端可以在任何時間、任何地點以IP 、專線、LAN 、ADSL 等多種接入方式接入，支援動態獲取IP 地址。

4 統一配置和批處理功能

通過程式設計，可以讓你擁有觸控式螢幕，便可以統一配置和批處理，實現超級管理等功能，同時支援不同許可權的分配;另外，搭配電視終端超級主席功能，將視訊和資料會議主席終端合二為一，讓整個系統盡在掌握中。

5 支援線上資訊查詢

通過程式設計，只需使用觸控式螢幕就可以直接操作終端，進行各種線上使用者、會議及診斷資訊的查詢。

三、相關示意圖

1 控制系統裝置連線示意圖

SMARTISYS 網路融合控制技術是融匯當今網際網路技術、通訊技術、控制技術和計算機軟硬體技術領域的先進技術成果，專門用於多媒體控制的新型技術，它捨棄了計算機和網路技術中諸多繁雜環節，取其控制技術之精華，將智慧觸控技術、匯流排控制技術、無線技術和遠端控制集於一身，形成了簡明精幹而功能強大、應用廣泛、接駁靈活的控制技術，實現了簡單、完整的多媒體控制功能。

我們可以看到，使用SMARTISYS 控制系統，通過的SmartNet 和TCP/IP網路，可以將您的控制範圍延伸到世界的每一個角落，並且我們提供視覺化多媒體控制介面直接控制本地或遠端多媒體系統，同時提供線上管理和維護。

目前，思美特系統產品因其可靠性高、易用、易維護、功能強大、結構簡單、通用性好、易擴充套件，在A/V控制領域得到了廣泛的應用。

2 系統連線示意圖

該類解決方案直接使用網路交換機將總控中心和其他各多媒體教室、應用子系統直接相連，同時支援使用觸控式螢幕和使用計算機通過瀏覽器等多種方式直接控制。主要使用12寸真彩觸控式螢幕系列產品搭配新一代網路型控制主機來完成整個系統的智慧控制和主控機的級聯功能。該類系統由於其具有強勁的網路控制功能，豐富的媒體控制介面、智慧控制介面以及系統的易擴充套件性，被廣泛應用於各種大、中型多媒體網路教學應用場合。

會議方案 篇5

（一）會議接待方案的含義

會議接待方案是指安排與會者的迎送和吃、住、行、遊、樂等接待活動及具體事務的文案，屬於會議專題策劃 方案，可以包含在會議總體方案中，也可以單獨擬寫，作為會議總體方案的附件。

（二）會議接待方案的基本內容

1.接待物件和接待緣由。會議的接待物件的種類眾多，包括上級領導、政府官員、協辦支援單位、特邀嘉賓、會議成員（正式和列席）、參展單位、客商、普通觀眾以及媒體記者等等，有以政府代表團名義來訪的，也有聯合組團參加的，還有的是以個人身份參會、參展、參觀。每一種接待方案一定要寫清楚具體的物件。同時還要簡要說明為何接待，即接待的緣由、目的和意義。

2.接待方針。接待方針即會議接待工作的總原則和指導思想 。接待方針應當根據會議目標和會議領導機構對接待工作的要求以及參加物件的具體情況確定。

3.接待規格。包括迎接、宴請、看望、陪同、送別參加物件時，主辦方出面的人員的身份，以及主辦方安排的食宿標準等。

4.接待內容。包括接站、食宿安排、歡迎儀式、宴請、看望、翻譯服務、文藝招待、參觀遊覽、聯歡娛樂、票務、返離送別等方面。

5.接待日程。寫明各項接待活動的日程安排。

6.接待責任。寫明各項接待工作的責任部門及人員的具體職責。如大型會議活動可設定報到組、觀光組、票務組等工作小組，分別負責與會者的接站、報到、簽到、觀光旅遊、返離時的票務聯絡等工作。

7.接待經費。寫明與會者的食宿和交通的費用安排，有時也包含安排參觀、遊覽、觀看文藝演出等的支出，涉外會議活動還包括一定數量的禮品費。對外公佈的接待方案一般不寫這一部分的內容。