關於對我局稅務檔案歸集整理工作及管理狀況的調查
[內容提要：為了規範、統一北京地稅系統的稅務檔案整理、歸檔工作，20xx年7月市局制定了《北京市地方稅務局稅務檔案歸集整理工作規則》和《北京市地方稅務局稅務檔案歸檔工作規則》。順義地稅局認真學習貫徹兩個《規則》，按照《規則》及市局相關規定要求，結合本局稅務檔案的管理現狀，將1994年至今形成的各類稅務檔案進行了歸集、整理、立卷和歸檔。在檔案整理工作初見成效同時，我局及時總結檔案歸集整理及管理工作中存在的問題，並針對存在的問題認真思考，努力從五個方面提高和加強檔案整理工作。
一、稅務檔案歸集整理基本情況
20xx年7月份以來，我局認真貫徹落實市局《關於20xx年底前稅務檔案整理歸檔工作的通知》、《關於印發〈稅務檔案歸集整理工作規則〉和〈稅務檔案歸檔工作規則〉的通知》，把稅務檔案歸集整理工作作為一項重要任務來抓，按照“尊重歷史、著眼未來、精心整理、科學規範”的原則，紮實、穩妥、有序地開展稅務檔案的歸集整理工作。
1、準備工作。此次稅務檔案歸集整理範圍涉及1994年至20xx年10個年度，標準高、要求嚴、時間緊、任務重。為了便於領導、統籌和協調這項工作，我局成立了“稅務檔案歸集整理工作領導小組”，抽調了4名有一定檔案管理工作經驗的人員負責檔案歸集整理的日常工作，同時購置了大量的檔案整理所需用品，從人力、物力和財力上給予了有力的支援和保障。
2、開展過程。一是積極組織檔案管理人員進行培訓。20xx年8月下旬，局統一對各科所推薦的46名檔案管理骨幹進行了為期2天的培訓，並組織有關人員參觀了區檔案館。二是召開工作交流會。20xx年9月下旬，針對大家在檔案歸集整理過程中的體會和經驗、遇到的困難和問題，組織召開了現場觀摩會，推廣有關單位的做法，探討解決問題的辦法。三是及時邀請相關領導指導工作。先後4次邀請市局檔案處的領導和有關人員，來我局指導工作、解答疑難問題。主管檔案工作的副局長多次到稅務所瞭解檔案工作的進展情況，對稅務檔案工作進行了深入細緻的調查研究。同時其他局領導也多次到檔案整理現場，同大家交流對檔案工作的認識和看法，鼓勵大家積極克服檔案整理工作中遇到的困難。同時，在科所長會議和全域性幹部大會上對檔案整理質量好、進度快的單位提出了表揚，對標準不高、進度較慢的少數單位提出了明確要求，有效地調動了廣大幹部對檔案工作的積極性。四是做好檔案整理階段性工作總結，樹立先進典型。根據市局檔案整理工作的部署，我局始終嚴格按照各階段要求按時、保質、保量的完成工作，並及時將上一階段的工作進行總結，為下一階段的工作奠定基礎。從去年8月份開展稅務檔案歸集整理工作以來，湧現出了大批好人好事，全域性先後利用雙休日及節假日加班加點整理檔案的有1328人次，帶病堅持工作的16人次，停止休假提前上班的5人次。
3、工作成效。這次歷時長、規摸大、標準高的稅務檔案歸集整理工作，全域性有90的人員參與，他們對檔案整理工作熟悉了程式，摸索出了規律，掌握了技巧，為今後檔案工作的開展，積累了經驗，奠定了基礎。稅務檔案歸集整理工作的繁雜、艱苦，鍛鍊了廣大幹部的毅力和意志，培養了吃苦耐勞的.精神和一絲不苟的工作作風。截止到6月20日，全域性共歸集整理出申報類、檢查類等稅務檔案26651卷，並已順利通過市局第一階段和第二階段的驗收。目前，整理出的登記類檔案12870卷，正在進行稽核。從進度和標準上衡量，我局稅務檔案的歸集整理工作，走在了全系統的前列。
二、稅務檔案歸集整理及管理工作存在的問題
1、對稅務檔案工作的重要性認識不足
檔案和檔案工作是社會進步的產物。社會的每一進步，對檔案工作社會地位的提高和自身的發展都產生著巨大的推動作用。但就具體的檔案工作在一些領域和行業尚沒有得到應有的重視，我局也存在類似的現象。一段時期以來，檔案工作制度落實不到位、管理不規範、工作缺乏連續性，其根本原因就是對檔案工作的重要性認識不夠。有的認為“檔案工作是一項附屬性工作”，有的認為“檔案資料是過去的事情，它只代表過去”，還有的認為“自從建局以來還沒聽說過有人查詢申報表，類似劉曉慶的案例百年不遇一次，稅務檔案歸集整理是浪費人力物力，得不償失”，還有一些幹部認為“檔案工作崗位是個無職無權、枯燥乏味的地方，提起檔案工作就想退避三舍”等等，這些思想的存在恰恰說明了我們的幹部對檔案和檔案工作的重視不夠。
2、缺乏相對穩定的檔案工作專（兼）職人員
檔案業務具有很強的專業性、技術性、連續性，它的性質要求各級要有比較固定的檔案工作人員。目前，我局尚缺乏穩定的檔案工作人員。檔案人員不穩定，對檔案人員本身容易造成以下不良影響：一是檔案管理人員對檔案工作的責任心不強，缺乏長遠計劃和打算，安不下心來；二是不鑽研不學習檔案業務知識，認為下工夫學好了業務，也該換崗位了；三是對所保管管理的資料不熟悉，缺乏全面的、系統的掌握，缺乏檔案管理的連續性、銜接性。如今年5月份，在整理登記類檔案時有一個單位缺少6份主要資料，究其原因是負責檔案的人員調整頻繁、交接不認真造成的。
3、檔案資料存放零亂、丟失破損現象普遍存在
自去年7月份集中人力、時間開展稅務檔案歸集整理以來，在全域性廣大幹部的共同努力和相互配合下，經過多方查詢、收集，檔案資料得到了有效的“搶救”。儘管如此，稅務檔案資料丟失破損已成為難以彌補的損失。例如：20xx年以前的申報類資料約丟失20，登記類資料約丟失9，登出、吊銷戶留存的資料能維護不斷檔已是不易的事情。造成檔案資料丟失的原因主要有以下幾種：一是過去的稅務檔案管理辦法一直沒有得到有效的執行，幾乎沒有檢查、評比和考核過這項工作；二是辦公自動化、資訊化的建立和發展，使一些單位對稅務檔案紙製資料的儲存觀念產生了淡化；三是辦公場所的搬遷中遺失和損毀了一些資料。
4、部分稅務檔案的歸集整理工作沒有一次到位
按照市局的計劃安排開展稅務檔案歸集整理工作以來，效果明顯。但存在不少重複勞動、事倍功半的現象。有的因為一份資料排錯順序而重新整理；有的因為封面少寫一位數字要重填一遍；更值得注意的是有的問題在一個單位反覆出現。這些現象的發生，造成了時間、人力和物力的浪費。出現上述現象的原因有以下幾點：一是少數人員責任心不強，工作作風不夠紮實；二是部分單位沒有理清思路就匆匆忙忙開始操作；三是直接參與檔案整理的人員變化頻繁；四是管理協調部門調整和改變了部分要求和標準。
三、加強檔案管理工作的幾點思考
1、加大對稅務檔案工作的宣傳力度
市場經濟、知識經濟提升了檔案工作的社會地位，法制建設強調了檔案工作的重要性，各領域、系統的檔案工作必然趨於規範化和科學化，對稅務檔案工作的要求也同樣如此。而要使稅務檔案工作有一個長足的發展，首要的任務就是大力宣傳稅務檔案工作的重要性，使地稅幹部充分認識到稅務檔案工作是稅務機關、稅務人員的本職工作，推動稅務檔案工作的發展是地稅幹部義不容辭的責任。同時，也要向納稅人做好宣傳，取得納稅人對稅務檔案工作的大力支援和配合。
2、建立健全稅務檔案管理機構和機制
健全的機構和機制是落實稅務檔案工作的組織保證。在成立相應業務科室的基礎上，各科、所、室相對固定專職或兼職檔案管理人員，有人員調整時要認真做好檔案工作的交接。在專職或兼職檔案管理人員的選定上，按照相應的標準和要求，如熟悉徵管和檔案業務等。從而達到檔案工作有機構主管，具體工作有人員牽頭。制定適合我局具體情況的稅務檔案管理辦法，明確檔案管理人員的職責，完善檔案保管制度。使大家學習有依據，操作有規程。
3、注重增強和提高稅務檔案管理人員的能力素質
隨著地稅系統的不斷髮展，檔案管理人員必須加強學習，不斷更新知識結構。要清醒地看到，科學技術的飛速發展使知識老化週期縮短，一個人無論學習的知識多麼豐富，幾年後就會碰到相應領域而言的專業知識過時問題。身為檔案管理人員，尤其要注重兩個方面：一是職業道德的修養。重視和加強職業道德的培養，樹立正確的職業道德觀念，樹立“立足蘭臺做貢獻”的思想；二是資訊科技的掌握。檔案事業的發展使得檔案人員從“理論型”、“實幹型”向“技術型”轉變，檔案人員運用資訊科技是一個十分重要的內容和本領。未來的檔案工作者，不僅是檔案管理員，也將是計算機網路的專業人員。
4、加強對稅務檔案工作的評比和考核
檔案管理是我局各項工作的一個重要組成部分，加強稅務檔案工作的評比和考核，是推進稅務檔案工作的一項有力措施。在完善稅務檔案管理辦法的基礎上，制定檔案工作考核評比的細則，作為檢查和衡量每個單位檔案工作的標準和依據。每月或每季度對各單位的檔案工作進行檢查評比，將有效促進我局稅務檔案工作的開展。
