行政公文寫作基礎知識:公文的體式與稿本

一、公文的體式是指公文的文體、構成要素及其在格式上的安排。公文之所以要有一定的體式，主要是為了保證公文的完整性、正確性與有效性，提高辦事效率併為公文處理工作提供方便。建國以來，為了擺脫舊的公文體式的影響，黨和國家曾對公文體式作過多次規定和改革，從而使公文成為黨政機關實施領導與管理的有力工具。

二、公文質量直接關係到機關的工作效率問題，關係到黨和國家方針政策的貫徹問題，關係到公文字身的`效用問題。公文質量主要體現在公文的思想內容與文字表達兩個方面。在思想內容方面，應該政策性強、針對性強、科學性強。在文字表達方面，應該結構嚴謹、語言精當、行文規範。

二、公文的文體是指在公文寫作中運用語言陳述事情、說明問題所採取的具體方法和特點，即公文的表達方式和語體特徵。公文屬應用文體，它除具有應用文體的一般特點外，在表達方式和語言運用上又有它自身的特點：在表達方式上，兼用敘述、說明和議論三種表達方式是公文文體的主要特點;公文在語言運用方面應當做到準確、簡明、莊重、得體。

三、一份完整的公文由一些規定的資料專案構成，這些資料專案就是公文的構成要素，或稱公文的組成部分。《國家機關公文格式》將公文結構的諸要素分為指定專案和選定專案。

四、公文的書面格式是指公文構成的資料專案在公文文面上所處的位置和書寫的樣式。公文講求書面格式 , 這是公文在形式上區別於一般公文的重要標誌。公文的書面格式在文面上一般分為文頭、行文和文尾三個部分。公文的文頭部分包括公文格式程式碼、印製順序號、祕密等級、緊急程度、收文處理標記、發文機關版頭、發文字號、簽發人姓名等項;公文的行文部分包括公文標題、題注、主送機關、正文、無正文說明、附件說明、發文機關署名、成文日期、機關印章與領導人簽署、註釋及特殊要求說明等項;公文的文尾部分包括主題詞、抄送機關、印發說明、頁碼等項。

五、公文的排版形式是指公文資料專案在檔案版面上的標印格式 , 是指公文的外觀形式。公文的排版形式主要包括：公文版頭設計、版面安排、字型字號、字行字距、天地頁邊、用紙規格等。

六、公文的裝訂要求：公文一律左側裝訂。一般採用線裝、釘裝或膠帖的辦法。裝訂時 , 檔案頁碼要摺疊整齊，認真編排，注意不可錯頁漏頁，以保持公文的完整。

七、公文的稿本是指公文的文稿和文字，同一內容和形式的檔案，在撰寫印刷過程中，以及根據使用時的不同需要，又往往形成不同的文稿和文字。公文的文稿是指公文在起草過程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿兩種。同一份檔案，根據它們的不同用途，可分為正本、副本、存本、修訂本;一些法規性檔案又有試行本、暫行本等形式，同一內容的檔案使用不同的文字就又成為不同的文字文字。