人事資訊管理系統在人力資源管理中的應用論文
摘要：人事資訊管理系統是一種典型的管理資訊系統，在強調管理、強調資訊的現代社會中越來越普及，已成為企事業單位人力資源管理的重要工具之一。企事業單位的領導和人事工作者均可以通過該系統更好地完成人事管理工作，因此人事資訊管理系統的開發迫切需要發展。本文通過分析高校人事資訊的特點，闡述高校建設人事資訊管理系統的必要性，並分析其現狀及未來開展工作。
關鍵詞：高校；人事資訊管理系統；資訊共享
隨著資訊科技在人類生活中越來越普及，利用計算機和網路技術實現高校的人事管理已經迫在眉睫。高校的人事資訊管理系統是實現人事管理規範化的重要工具，可以加強人事處與相關院系、部、處的溝通能力，提高管理和工作效率，進而實現人事管理的資訊化。通過人事管理系統建設，能夠將所有與人事管理相關的資料（例如人員基本資訊、專業技術職務資訊、崗位資訊、黨政職務資訊等）統一管理起來，形成穩定準確、可以共享的資訊源，有利於學校領導對人力資源進行合理分配並做出正確決策，人事系統的投入使用將有力促進高校教育資訊化水平的提升。
一、人事資訊管理系統
人事資訊管理系統是以人力資源管理為目標，以資訊化管理為基礎，以先進的計算機技術為方法的一種科學的人力資源管理模式。人事資訊管理系統能夠實現對人事資訊的採集、儲運、加工和處理分析，準確地反映出單位的人事聘用狀況、薪資狀況以及人員流動狀況等，幫助管理人員做出正確的人力決策以及管理決策。人事資訊管理系統主要通過軟體的形式實現對人事情況的分析和管理，將人力資源管理人員從繁瑣的'日常人力工作中解脫出來，提升人力資源管理效率，使人才配置更加合理，從而有效的提升人力資源管理水平。
二、高校人事資訊管理系統建設的必要性
高校人事資訊管理不僅需要有教職工的基本資訊，同時還要對其編制型別、從事學科等專業資訊進行管理，因此就要求高校人事資訊管理系統具備功能性強、資訊類別全面、查詢快捷等優點，需要建立起能實現教職工資訊查詢統籌化、資訊管理網路化、使用者管理分層化等多功能於一體的高效人事管理系統。
1.查詢資訊快捷方便，提高工作效率在高校人事管理中，工作量和資訊查詢頻率要比其他企事業單位多。人事管理員及時維護與更新教職工人事資訊，在每年都有的職稱評審、薪資調整、高校基礎資訊調查等工作中，使用人事資訊管理系統，查詢出符合條件的教職工資訊，通過“匯出EXCEL”功能將教職工資訊匯出，經過整理就能得到需要的基礎資料，大大縮短了基礎資料的收集工作時間。這樣，以前需要多人多日才能完成的工作，通過人事管理系統的應用，現在僅需要一位職工用一個工作日即可完成，僅是收集查詢符合教職工資訊這一項工作，在以往人事管理工作中需要幾天的時間才能完成，而使用人事管理系統在很短的時間就可以完成，且準確度更高。這充分說明通過人事資訊管理系統的應用，可以節省高校人事管理的人力、物力資源，提高人事管理部門的工作效率和工作。
2.補充紙質檔案，優化資訊儲存方式高校教職工人數龐大，人員結構複雜，資訊量大，資訊更新頻繁，資訊查詢頻率高。在計算機不夠發達的時代，檔案管理只能採用人工管理的方式。大量的表格資訊需要教職工逐一填寫，管理上不僅需要專門的檔案管理室來存放紙製檔案，同時還要配有數名職工來負責管理工作。檔案室要求具有良好的乾燥性和通風性，以便於紙製檔案表格的長期儲存，還要定期手動裝訂，這都需要學校投入大量人力、財力和物力，並不是符合高校現代化發展的要求。因此，建立一套以高校人事管理需求為核心的資訊管理系統是當前高校人事工作的迫切需求。目前我國已經有多種人事管理系統，但是這些系統大多是針對企業所設計的，在高校中使用這樣的人事管理系統，不能滿足高校人事管理系統的需求。因此，針對高校人事管理的特點，設計一套程式使用瀏覽器/伺服器結構的人事資訊管理系統非常必要。這套人事系統必須操作簡單，介面友好，使用方便，不需要投入太多的資金用於日後的維護與拓展，功能方面可以滿足學校人事管理日常工作的需要。
三、高校人事資訊系統設計
高校人事管理系統使用者包括人事處各科室管理員、學院人事祕書管理員、教職工三大類使用者。系統建設初期，人事資訊系統開發，教職工登入後可以填寫修改自己的相關資訊，提交後至學院人事祕書稽核，稽核結束後進入人事處各科室流轉稽核流程。教職工資訊填寫稽核完畢，人事管理資訊系統基本建成。使用過程中，教職工可以登入系統，檢視自己的相關資訊，而人事處管理員登入後可以進行新增、更新、刪除教職工資訊等操作。以H大學的人事管理資訊系統為例，系統的操作流程為：人事科、人才交流中心分配賬號（事業單位編制教職工由人事科分配賬號、人事代理教職工由人才交流中心分配賬號）——本人登陸填寫資訊——各單位人事祕書初審——各科室稽核資訊（根據許可權分配）。高校人事系統管理員可以對教職工的提交資訊進行查詢、修改、刪除和更新等操作，基本實現了高校教職工檔案的資訊化管理，同時教職工對自己的檔案資訊查詢也十分方便，如果教職工資訊輸入錯誤或更新的內容，人事部門管理員可以定期維護或隨時進入人事管理系統進行修改，以確保教職工檔案資訊的時效性、正確性。
四、展望
儘管人事資訊管理系統的開發對高校人事管理工作是極大的改革，在實際執行中，仍存在教職工配合度不夠的問題，資訊填寫粗糙、不能及時提交等。造成這一現在的主要原因是對系統的宣傳力度不夠，普通教職工不能切身體會使用人事資訊管理系統的便捷，這些都是一項新事物出現不可避免的問題。在今後工作中，將人事資訊管理系統的使用變得常態化，就能自上而下的重視人事資訊管理系統的建設管理，有利於系統建設更加完備。此外，人事資訊管理系統尚不是十分成熟，系統組織機構框架還有待進一步優化，資訊欄位需要進一步補充，需要更強的可操作性性來應對人力資源配置政策的發展要求，應重點做好以下工作。
1.加強基礎資訊收集工作，人事部門管理員應不斷完善、更新人員基礎資料庫，將需要的人事基礎資訊整理為人事系統欄位，制定更新計劃以便及時進行更新，保持系統的正確性，滿足日常人事管理工作基本需要的同時，能夠提高人事工作者的整體素質和軟體操作技術水平，充分發揮資訊系統的作用。
2.加強網路建設，及時補充人員配備和計算機軟、硬體配置，以期未來可實現各個部門、各個科室之間的資源共享，根據工作職能共享相應的人事資訊並通過該系統佈置、完成各類報表工作等。同時，在建立健全學校資料庫的基礎上，結合整體性人才資源開發工作的需要，完善或開發各類報表系統、新進人員管理系統、人才計劃與人才獎項管理系統等，推動日常人事管理工作有條不紊的開展，最終實現全校辦公自動化。
3.加強人事資訊管理系統安全及保密建設。人事資訊管理系統是相對開放的系統，需要保密內容比較多，如學校機構編制等重要資訊需要一定範圍內保密，教職工個人的身份證號、家庭成員、聯絡方式等各類資訊屬個人隱私，一旦大量洩漏，會造成諸多不良影響。這就要求系統地開展安全建設和整改後，初步建立起學校的教育網路與資訊保安保障體系，提高資訊保安防護能力。
參考文獻：
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